How to organise meetings that Rock
Če želimo v glasbi primerjati posamezna dela potem moramo vsaj pri “resni” glasbi zagotovo upoštevati dosledno poustvarjanje pravih tonov v pravem zaporedju in ustreznosti barve zvoka. To vodi do standarizacije notnega zapisa, ki je osnova za nadgradnjo glasbe v smislu svobodne improvizacije. Standardizacija se je v glasbi zgodila z notizacijo že v dvanem 11. stoletju, bojda pa naj bi še stari Sumerci poznali nekakšne standarde za izvajanje glasbe.
Kongresna industrija je mlada in v marsikakšnem delu sveta ni starejša od 10 let z izjemo kongresnih veteranov kakršen je Dunaj. Tam kongresni urad deluje že 45 let, že 23 pa merijo tudi učinke kongresne industrije in skozi različne projekte uspešno postavljajo standarde industrije.
Kongresna industrija potrebuje za normalno delovanje vsaj osnovni notni zapis, ki pa zaenkrat na globalni ravni še ne obstaja. V kongresni industriji je vrsta komunikacij, ki tvorijo kompleksno mrežo odnosov po vertijali in horizontali kot radi rečemo. V osnovi pa je ključen odnos med naročnikom (v glasbi poslušalcem) in agencijo (izvajalcem). Da bi naročnik dobil željeno obliko storitve z vrednotami in pričakovanji.
Po nedavni delavnici na hrvaškem sem ugotovil kako pomembno pionirsko delo smo opravili v Sloveniji, ko smo leta 2007 izdelali in uvedli kongresne standarde. Na tem področju smo bili po mojem vedenju med prvimi na svetu, ki smo celovito obdelali celotno industrijo. Priprava standardov je temeljila na obstoječih standardih in priporočilih s področja poslovnega turizma, kot jih priporoča DIN (Deutsche Industrie Norm), ICCA (International Congress and Convention Association), IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers), APEX (Accepted Practice Exchange), AIPC (International Association of Congress Centres), MPI (Meetings Professional International) ter druga strokovna združenja na področju kongresne dejavnosti. Celoten model je poleg tega zasnovan na primerljivih evropskih modelih poslovne odličnosti, ki poudarja tudi pomen procesov inovacij ter povezuje strateške, organizacijske, tehnične in inovacijske vidike poslovanja.
Prvi del ocenjevanja v letu 2007 je temeljil na presoji tehničnih kriterijev, ki jih mora izpolnjevati vsak član. Izpolnjevanje tehničnih pogojev je hkrati pogoj za redno članstvo v Kongresnem uradu Slovenije. S standardizacijo je bila vzpostavljena večja preglednost za naročnike in zagotovljena enotna obravnava primerljivih kategorij članov. Omogočeno je bilo tudi preglednejše posredovanje povpraševanje med člani.
Prvih 69 certifikatov je bilo članom podeljenih leta 2008. Predvidena veljavnost certifikatov je 2 leti. V prihodnosti je bilo načrtovano ocenjevanje v skladu z modelom poslovne odličnosti. V procesu zunanje in notranje presoje bi poleg tehničnih kriterijev ocenjevali tudi vodstvo in strokovne reference ekipe, upravljanje kadrov, vizijo, strategijo in politiko, obvladovanje procesov, zadovoljstvo zaposlenih, zadovoljstvo potrošnikov, družbeni vpliv in položaj podjetja ter poslovne rezultate. Na ta način bi standardi omogočali nadaljnji razvoj v smeri celovitega upravljanja kakovosti in ustreznega nagrajevanja ter izbor najboljših članov. Tak pristop je hkrati nadgradnja klasičnega tehnicističnega pristopa k standardizaciji.
Iz izziva kako pregledneje posredovati povpraševanja med člani javno-zasebnega kongresnega urada je nastal izviren projekt, ki so ga na Hrvaškem uporabili kot osnovno za standardizacijo PCO agencij. Poleg tega ga uspešno uporabljajo pri zagoni manjših regionalnih kongresnih uradov povsod tam kjer je princip delovanja javno-zasebno partnerstvo.
Tako uspešen projekt je v Sloveniji kar malce zaprašen in ob letošnji šesti obletnici certificiranja in četrtem ciklu recertifciranja si tudi zaradi mednarodneodmevnosti zasluži več pozornosti. Potrebno pa ga bo osvežiti z nekaj novostmi in dopolniti z manjkajočim standardom za catering podjetja. Standardizacija je namreč temelj strokovnosti Kongresnega urada in nekakšna licenca za delovanje njegovih članov. Zanemarjanja tega področja si v tako konkurenčnem okolju preprosto ne moremo privoščiti.
Primer iz prakse: Slovenski kongresni standardi
V Evropi najdemo primerljive modele standardizacije, vendar zastavljene v manjšem obsegu, ali pa zgolj kot priporočila za ponudnike. Priprava kongresnih standardov, pod vodstvom Zavoda-Kongresnoturistični urad (oz. Kongresni urad Slovenije) in ob idejni, vsebinski in projektni podpori podjetja GO.MICE, je temeljila na obstoječih standardih in priporočilih s področja poslovnega turizma. Namen standardizacije je, da se kupcu storitev olajša in tudi skrajša proces iskanja prizorišča oz. organizatorja dogodka. Kupec oz. naročnik namreč na transparenten način dobi vpogled, kdo nudi katero storitev in s tem pridobi boljši pregled nad kakovostjo storitev, ki jo nudi določen ponudni
Kategorije standardov:
Kategorija A: A kategorija CVB
Kategorija B: B kategorija PCO
Kategorija C: C kategorija DMC
Kategorija D: D kategorija Event agencija
Kategorija E: E kategorija Kongresni center
Kategorija F: F kategorija Kongresni hotel
Kategorija G: G kategorija hotel s konferencnimi zmogljivostmi
Kategorija H: H kategorija druge kongresne storitve
Kategorija I: I kategorija Posebna prizorišča
