Ritem in harmonija dogodkov

Ritem je v nas in ga lahko naravno začutimo, slišimo in celo okušamo kljub dejstvu, da so nekateri udeleženci dogodkov bolj, drugi pa manj ritmični. Zato je vzpostavitev pravega ritma dogodka izjemno pomembna. Ritem dogodka je razvrščanje delov dogodka v smiselno časovno zaporedje. Rezultat so programski sklopi, kjer pričakujemo večjo ali manjšo pozornost udeležencev in lahko nanjo vplivamo. Boljša pozornost pomeni boljšo zapomljivost vsebine in na koncu višji ROI.

Določanje ritma dogodka je relativno novo področje organizacije dogodkov, ki se ga večinoma lotevamo intutivno in nesistematično. Pogosto ritem ustvarjamo tudi s kopiranjem vzorcev programskih shem. To se je v praksi izkazalo za najbolj problematično. Posamezni elementi dogodkov se lahko lepo povezujejo med seboj in zazvenijo na najrazličnejše načine, če razumemo naravo ritmičnega delovanja možganov in srca. Če nam to uspe, bodo udeleženci začutili harmonijo dogodka in globlje sporočilo, ki ga želimo prenesti.

Glasba ima izjemno moč, saj deluje neposredno na poslušalca. Ritem potuje neposredno v nezavedni del možganov in sproža pozitivna čustva. Verjetno poznate eksperiment švicarskega zdravnika, ki je s poskusom dokazal, da se pesek na ravni plošči, po kateri potegnemo z lokom in ki vibrira z določeno fekvenco, ustvarijo pravilni geometrijski liki. Izpostavljanje različnim vibracijam dokazano vpliva na dihanje, mišično napetost in temperaturo in učinkuje na zdravje.

Čeprav se zdi povezava med glasbenim ritmom in organizacijo dogodkov, kongresov na prvi pogled nelogična, verjamem da je prav v ritmu dogodka ključ do uspeha in pot do učinkovitega izkoriščanja energije dogodka. Z ritmom lahko v glasbi in na dogodkih dosežemo najboljše variacije na temo svojega dogodka. Nenazadnje ritmi izvirajo iz tisočletne zgodovine kot del ritualov različnih ljudstev. Ritem uporabljamo tudi v likovni umetnosti in v poeziji in po mojem globokem prepričanju bi ga morali obvezno uporabljati tudi v povezavi z organizacijo dogodkov.

Z ritmom razvrstimo dele dogodka v smiselno časovno zaporedje. Namesto tonov uporabljamo programske sklope, kjer računamo na večjo in manjšo pozornostjo udeležencev. Dejstvo je, da pozornost niha in deluje ritmično. Če tega ne zaznamo pravočasno, se nam začne podirati celotna struktura dogodka. Poleg tega se na ritem večinoma odzovemo nagonsko. V glasbi z zibanjem glave in poplesavanjem na dogodkih s skupinskim zadovoljstvom udeležencev. Ljudje na ritem reagiramo nagonsko, zato je razmišljanje o ritmu dogodka ena od osnovnih nalog kongresnega organizatorja. Najbolj tipičen primer je hitri štart po obilnem kosilu. Težke teme in reševanje sveta ne sodijo v čas po kosilu. Vsekakor pa potrebujemo tudi dobrega dirigenta in ta je najbolj pogosto moderator, ki ima podobno kot v glasbi vlogo ritem sekcije.

Moderator je srce ritmične sekcije dogodka. Izbira vrhunskega moderatorja je nujna, če želite, da vaši udeleženci ne umrejo od dolgčasa in začnejo mrzlično brskati po svojih mobilnih telefonih. Pravi moderator zna poskrbeti za prebijanje ledu na začetku dogodka, vzdrževati energijo in vzpodbujati mreženje do zaključka. Moderator se mora znajti v različnih situacijah in se prilagajati udeležencem. Njegova vloga je povezovanje programskih sklopov, vzdrževati mora pravo mero sproščenosti, zabave, pozornosti in občutka povezanosti med udeleženci. Zato toplo priporočamo, da se vključi v pripravo programa dovolj zgodaj.

Poleg moderatorja je za dober ritem na dogodku pomembno še naslednje:

Časovna organizacija
Je osnova za načrtovanja ritma dogodka. Pomembno je razmišljati, kakšen ritem odgovarja udeležencem in ne, kaj se zdi dobro organizatorjem. Pri tem moramo izhajati iz dnevnega bioritma glavnine udeležencev. Ko se npr. začne oglašati želodec, vam ne bodo pomagale niti najbolj vrhunske vsebine in predavatelji. Dolžina posameznega sklopa naj bo toliko, kolikor lahko udeleženci maksimalno zdržijo skupaj.

Natančnost izvedbe
Je zelo pomembna, enako kot pri glasbi. Šele takrat, ko smo zares dobri, precizni in izkušeni, lahko improviziramo. Nenatačnost izvedbe je zagotovo največji ubijalec ritma vašega dogodka. Vse, kar povzroča stres ,bo vsaj del vaših udeležencev spravil iz rtima.

Občutek za intenzivnost
Občutek za posamezne sklope dogodka, ki morajo biti na koncu ritmično usklajeni in delovati kot celota, je izjemno pomemben. Po kosilu je zagotovo boljša siesta ali kratek premor, ki bo na udeležence deloval blagodejno.

Ritmični impulzi
VA različnih programskih delih dvigujejo in vzdržujejo ritem. Pri tem lahko uporabljamo različne tehnike in orodja teambuidinga. Najbolj pogosti so med odmori, izvajamo pa jih lahko tudi kot sestavni del programa dogodka. Po naših izkušnjah na ta način res dobro prebudimo in aktiviramo udeležence.

Aplikacije
prav tako pomagajo vzdrževati ritem dogodka, še posebej, če želite, da se udeleženci aktivno vključujejo v zgodbo, glasujejo, postavljajo vrašanja in pregledujejo, kdo so ostali udeleženci na dogodku. Glede na konkretne izkušnje priporočamo aplikacijo Slido.

Kreativna ureditev prostora
Pomaga zagotavljati ritem dogodka. Če je postavitev načrtovana tako, da omogoča vsaj manjšo spremembo v času odmora, in bodo udeleženci po vrnitvi v dvorano morali poiskati nov sedež ali se povezati v novo skupino, boste poskrbeli za drugačen ritem v nadaljevanju programa.

Ritmične vaje
Del programskega ritma vnaprej preizkusite na manjši ciljni skupini in ga nato prilagojenega uporabite v živo.

Bodite drugačni, ponudite udeležencem drugačno programsko zasnovo kot so jo sicer vajeni. Program lahko obrnete na glavo, vendar sledite potrebam udeležencev vašega dogodka. Ne kopirajte drugih dogodkov brez vsakega premisleka!

In pa zgledujte se po glasbi. Ker je pop-rock glasba ritmično precej siromašna, saj temelji večinoma na dvočetrtinskih, tričetrtinskih in štiričetrtinskih taktih, je za dober dogodek dobro pogledati čez planke. Najbolje k dobrim jazz glasbenikom, mojstrom improvizacije in križanja ritmov v nove harmonije. V odvisnosti od vaše ciljne skupine seveda. V tem duhu je priporočljivo občasno vreči iz ritma vaše udeležence. Obstaja pa tudi drugi ritmični ekstrem, kot je elektronska glasba s svojimi 120 – 140 biti na minuto, ki so blizu bitja srca in ki lahko na določenih dogodkih in situacijah deluje zelo učinkovito.

Priporočamo, da pri zasnovi programa uporabljate različne formate dogodkov. V skladu s tem je potrebno za vsak format poiskati najbolj primernega predavatelja. Na tem področju vam svetujem, da se o kakovosti predavatelja obvezno prepričate vnaprej.

Obvladovanje ritma dogodka razlikuje dobre od povprečnih kongresnih organizatorjev. Najbolj tipična napaka glasbenika je, da pade iz ritma. Če dobro pomislimo, se to pogosto dogaja tudi na dogodkih. Precej pomaga, če imate prirojen posluh za ritem dogodka. V mislih imam absolutni posluh, ki je podobno kot pri glasbi prirorjen, vsi ostali pa si ga lahko razvijemo z urjenjem in pridobivanjem izkušenj v praksi.

Karkoli si že mislimo o takšnih načinih prodaje in etiki mrežnega marketinga, so dogodki mrežnih marketingašov za kongresno industrijo pomembni, dobro obiskani in vrhunsko organizirani.. Glavni namen je motiviranje svojih predstavnikov, ki jih je danes že preko 100.000. Organizatorji so mojstri obvladovanja ritma in se lahko kosajo z najboljšimi, kamor štejemo cerkvene obrede različnih religij.