Charlatan de MICE
Znani »svetovalec« za industrijo srečanj je eni izmed vodilnih hotelskih verig obljubil naravnost neverjetno. V kratkem času naj bi jim zagotovil:
- 80–90 % zasedenost kongresnih kapacitet skozi vse leto – ne glede na sezono ali trg.
- Podvojitev števila mednarodnih dogodkov že v prvem letu sodelovanja.
- 9000 novih MICE gostov, pripeljanih izključno prek njegove osebne prodajne mreže.
- Doseg 70 % evropskih organizatorjev dogodkov z eno samo digitalno kampanjo.
- Neposreden vstop v elitno mrežo organizatorjev, ki redno prirejajo dogodke v Aziji, Ameriki in Evropi.
Zazvonil mi je telefon. Na drugi strani je bil kolega, direktor velikega hotela, ki me je želel obvestiti o »nori« svetovalni ponudbi. Ob tem me je polresno okaral, češ zakaj še vedno trdim, da je naš posel maraton, ko pa očitno obstajajo svetovalci, ki so pravi sprinterji – hitri, učinkoviti in, kot je dejal, »res obvladajo posel«.
Težko sem zadržal dih, nato pa mu mirno pojasnil, da ga je očitno ravnokar obiskal nihče drug kot Charlatan de MICE.
A kolega se ni pustil zmesti. Z navdušenjem je nadaljeval, da ta svetovalec osebno pozna vse ključne igralce v industriji, da bo vse uredil sam, brez potrebe po dodatnih ekipah, in da osebno garantira za rezultat – ob “skromni” investiciji nekaj sto tisoč evrov.
Kdo je šarlatan?
Na zelo podobno temo, me je poklicala še kolegica, ki vodi pomembno kongresno destinacijo. Kljub vsemu me je zaprosila za moje mnenje ter analizo sanjskih in tudi resnih svetovalnih ponudb, ki so jih prejeli na javnem razpisu. Do konkretnih imen se namenoma nisem opredelil, saj si česa podobnega ne želim niti sam, kadar sem v vlogi svetovalca. Osredotočil sem se izključno na vsebino in dejanske potrebe naročnikov ter skušal poiskati, kaj bi bilo za oba v dani situaciji najboljše. Ves čas se mi je ob tem porajalo vprašanje, kdaj bo delo svetovalcev prevzela umetna inteligenca. Razmišljal sem, zakaj za vraga bi nekdo sploh potreboval svetovalca, če pa lahko algoritmi v nekaj sekundah analizirajo gore podatkov, izrišejo scenarije in predlagajo najbolj logične rešitve. A potem sem se zavedel, da svetovalci niso plačani samo za znanje in informacije, temveč za interpretacijo, kontekst in – kar je najpomembnejše – za človeški stik. Dogajalo se mi je še marsikaj, kar ni za javnost, predvsem pa je v meni dozorela odločitev, da vsaj del svojih razmišljanj delim z vami. Morda vam bodo pomagala, da se lažje izognete šarlatanom, ki jih, žal, ne manjka v nobeni industriji – tudi naša ni izjema.
Definicija šarlatana je preprosta, to so vsi, ki nekaj počno, pa za to nimajo pravega znanja.
Najbolj pogosto ne gre za namerne šarlatane, temveč zgolj pretirano ambiciozne posameznike, ki so tudi odlični holivudski glumci. Seveda morajo za to obstajati tudi naivni kupci, največkrat destinacijske organizacije.
Kdo so torej glavne skupine svetovalcev v naši industriji:
Specializirana svetovalna podjetja, z razvito lastno metodlogijo in orodji
Predstavljajo verjetno najboljšo izbiro, saj združujejo znanje in izkušnje celotne ekipe. Njihove metodologije so v praksi preizkušene, orodja učinkovita, reference pa preverljive. Takšnih vrhunskih strokovnjakov je v naši industriji žal le peščica, zato imajo še toliko večjo vrednost (verjeli ali ne, peščica pomeni kakšnih 5 do 7 podjetij).
Svetovalna podjetja s področja turizma, marketinga in sorodnih panog
Imajo ekspertizo na področjih, ki so povezana tudi z industrijo srečanj, široko ekipo, ki pa običajno nima specializiranih strokovnjakov in orodij za našo industrijo. Metode iz drugih področij bolj ali manj uspešno prenašajo v našo industrijo.
Izobraževalne inštitucije (fakultete, inštituti)
Naročnikom prinašajo široko akademsko znanje in raziskovalne kapacitete, pogosto prek študentov na praksi. Njihova prednost so sveži pogledi in analitična podpora, vendar jim pogosto manjka praktičnih izkušenj in znanj za učinkovito implementacijo rešitev v realnem okolju.
Svetovalci samotarji
Večinoma gre za nekdanje menedžerje ali direktorje z dolgoletnimi izkušnjami, pa tudi profesorje ali akademike, ki prenašajo teorijo v prakso. Odlikujejo jih bogate osebne izkušnje in individualni pristop, a zaradi samostojnega delovanja običajno nimajo dostopa do širših metodologij, orodij in podpornih ekip.
Prodajni predstavniki
Sales-repi so pravzaprav tudi svetovalci – vsaj jaz jih tako razumem. Njihov rudnik kontaktov se zdi neomejen, a še tako bogat vir se slej ko prej izčrpa, če ga obdeluje samo ena oseba. Zato šteje sistem, ekipa in orodja, ki odpirajo nova nahajališča. Dolgoročno zmaga tisti, ki zna deliti znanje, graditi strukture in razvijati procese – ne pa tisti, ki trmasto koplje sam.
Šarlatan de MICE
Gre za samozvane »strokovnjake«, ki se predstavljajo kot mojstri za vse. Pogosto jih vodi nečimrnost in pomanjkanje kritične presoje o lastnem znanju in kompetencah. Dobro se znajdejo v družbi, saj poznajo veliko ljudi, a njihova površnost in pretirana samozavest lahko hitro vodita do napačnih odločitev in razočaranj naročnikov.
Verjamem, da sem koga še izpustil, a vloga svetovalcev se je od klasičnega stereotipa senior svetovalcev do danes močno spremenila. Današnje svetovanje je bistveno bolj dinamično, interdisciplinarno ter tesno povezano z digitalnimi in drugimi sodobnimi orodji, ki jih ima posamezna svetovalna skupina na voljo. Če to pojasnim na kratko:
Nekoč: poslovni svetovalec = avtoriteta, izkušen direktor ali član velike svetovalne hiše, z znanjem predvsem iz ekonomije, destinacijskega managementa, marketinga.
Danes: poslovni svetovalec = vsakdo z dokazanimi kompetencami in znanjem, pogosto digitalno podkovan, specializiran za nišo, zmožen hitro reševati probleme in prinašati dodano vrednost.
Vprašanje, katerega posameznega svetovalca angažirati, danes ni več relevantno. Pravo razmišljanje bi moralo biti usmerjeno v to, kakšen svetovalni tim ali celo konzorcij vključiti, da se celovito naslovijo vsi ključni izzivi naročnika.
Recimo, da danes potrebujete vrhunsko predinvesticijsko študijo za nov kongresni center. Že po naravi študije za takšno delo potrebujete strokovnjake na področjih urbanizma in arhitekture, finančnega in investicijskega planiranja, trženja in prodaje, projektnega vodenja, kongresne in turistične industrije ter trajnostnega razvoja. Brez multidisciplinarne ekipe takšna študija ne more biti celovita, saj je treba povezati številna znanja – od razumevanja lokalnega prostora do globalnih trendov in finančne izvedljivosti.
Pa poglejmo še primer destinacijske strategije. Tudi tukaj potrebujete celo vrsto strokovnjakov – od analitikov, turističnih načrtovalcev, strokovnjakov za marketing, do finančnikov in pravnikov. Poleg njih pa tudi strokovnjake za komuniciranje, dizajn in marketing, da bo vašo vizijo, poslanstvo in cilje razumela tudi širša javnost in predvsem politiki.
Za polno kupico si zamislimo še projekt prodaje in trženja novih kapacitet za dogodke. Poleg vseh profijev navedenih prej potrebujete še strokovnjake za multimedijo, produkcijo ter, seveda, kreativce, ki znajo idejo preoblikovati v nepozabno izkušnjo. Pa prave profije za prodajo in cenovno poltiko in znalce za lansiranje novih produktov.
Predstavljajte si investicijo v nov Kongresni center Zagreb, katere vrednost je ocenjena na 51 milijonov evrov – tako vsaj navaja predinvesticijska študija, ki je bila široko povzeta v vseh hrvaških medijih. Več o investiciji si lahko preberete na naslednji povezavi.
Po mednarodnih standardih bi moral že sam predinvesticijski del projekta predstavljati najmanj 3 % celotne investicije. Če to prevedemo v številke, bi moral proračun za pripravo študij, analiz in strokovnih podlag znašati vsaj 1,5 milijona evrov. V praksi ta sredstva pokrivajo vse od tržnih in izvedbenih študij, do pravnega, finančnega in arhitekturnega svetovanja.
Še pomembnejši pa je trženjski vidik. Globalne izkušnje kažejo, da je za uspešen zagon kongresnega centra nujno zagotoviti vsaj 5 % investicije za marketing in razvoj blagovne znamke. To praviloma vključuje:
- zasnovo in razvoj celostne blagovne znamke (branding, vizualna identiteta),
- postavitev digitalne prisotnosti (spletna stran, booking engine, CRM),
- pre-launch kampanje (PR, družbena omrežja, roadshowi),
- vzpostavitev povezav z OTA in MICE distribucijskimi kanali,
- ter sales representation na ključnih trgih.
Če seštejemo, to pomeni, da bi moral projekt takega obsega v predpripravljalni in trženjski fazi zagotoviti najmanj 5–6,5 milijona evrov – torej sredstva, brez katerih težko govorimo o dolgoročno uspešni in mednarodno konkurenčni investiciji.
Pa se svet vendar vrti naprej
Ko prebiram dnevne novice, mi v oči pade informacija, da so v Poreču ponovno zagnali gradnjo petzvezdičnega resorta in kongresnega centra Pical, vrednega kar 139 milijonov evrov. V tem kontekstu se predsednik uprave Valamarja, Željko Kukurin, sooča z eno ključnih nalog: skrbno izbrati ustrezne svetovalce za tako strateško pomemben projekt – še posebej na področju kongresnega turizma in dogodkov od katerega je odvisno celoletno uspešno delovanje projekta. Če predpostavimo, da bo po projekcijah kar 25 % prihodkov ustvarjenih na področju dogodkov, in da mednarodni standardi narekujejo, da je treba za svetovanje nameniti najmanj 8 % vrednosti investicije, potem številke hitro postanejo impresivne. V tem primeru bi skupni stroški svetovanja znašali okoli 11,1 milijona evrov, od tega pa bi bilo za kongresno dejavnost upravičeno nameniti vsaj 2,8 milijona evrov.
Seveda gre zgolj za špekulacijo v kontekstu današnje zgodbe, a vseeno odpira pomembno vprašanje: kako strateško se bo Valamar zares lotil pozicioniranja tega resorta na lokalni in mednarodni sceni.
Pred časom sem zapisal, da si v letalstvu zelo težko predstavljamo letenje brez številnih inštrumentov in trojne kontrole letenja v obliki pilota, kopilota in nadzora letenja.
Upravljanje kongresnih destinacij in prizorišč bi zlahka primerjali z letenjem. Podobno kot v letalstvu, gre namreč za zelo kompleksno dejavnost, ki je odvisna od vrste dejavnikov in jo je nemogoče upravljati na pamet. Kljub temu veliko destinacij in prizorišč leti na slepo in se pri tem zanaša na svoje občutke. To se posebej opazi prav na področju svetovanja.
Preprost seznam: 5 stvari, ki jih morate preveriti, preden najamete svetovalca in skušate poleteti (vsi jih poznate, a jih presenetljivo pogosto spregledate):
- 1. Reference – dokazani projekti na področju industrije srečanj
Preverite, ali ima svetovalec konkretne in preverljive reference v industriji srečanj ter ali so bile njihove metode že uspešno uporabljene v praksi. - 2. Metodologija – preverjena orodja in procesi
Resni svetovalci imajo razvito metodologijo, analitična orodja in jasne procese, ki jih znajo transparentno predstaviti. Če se nekdo opira zgolj na osebne kontakte ali karizmo brez merljivih metod, je to rdeči alarm. - 3. Ekipa – kdo dejansko stoji za projektom
Kompleksni projekti zahtevajo multidisciplinarno znanje (urbanizem, arhitektura, finance, marketing, trajnost, projektno vodenje). Ena oseba sama tega ne zmore – preverite, kdo bo resnično del ekipe. - 4. Realne obljube – cilji, ki jih je možno doseči
Cilji morajo biti merljivi, dosegljivi in časovno utemeljeni (SMART). Če vam kdo obljubi podvojitev števila mednarodnih dogodkov v enem letu – se verjetno pogovarjate s šarlatanom. - 5. Transparentni stroški – jasen pregled, kaj plačate in kaj dobite
Zahtevajte natančno strukturo stroškov (honorarji, dodatne storitve) in bodite pozorni: svetovalec lahko odgovarja za procese, nikoli pa ne more stoodstotno garantirati rezultatov.
Pa se svet vendar vrti naprej – in šarlatanov nikoli ne zmanjka. Zakaj? Ker smo ljudje preprosto nagnjeni k hazardiranju. Radi verjamemo v bližnjice, v instantne rešitve, v čudežne obljube o 90-odstotni zasedenosti in podvojenih prihodkih čez noč. V resnici pa dobro vemo, da v našem poslu ni čudežev. temveč trdo delo, procesi in potrpežljivost. A ker je skušnjava hitrih rešitev večna, imajo šarlatani vedno dovolj prostora, da znova in znova najdejo svoje občinstvo.
A ravno tam, kjer krožijo milijoni, raste tudi število šarlatanov. Njihova obljubljena čudežna rešitev je privlačna, a v praksi pomeni predvsem izgubo časa, denarja in kredibilnosti. Zato je odločitev o svetovalcih vedno tudi test zrelosti naročnika. Le tisti, ki bodo imeli pogum reči »ne« praznim obljubam, bodo lahko svoje projekte vodili z jasnim kompasom in izognili turbulencam, ki so že marsikateri destinaciji stale prihodnosti.
Kljub vsemu je jasno, da industrija srečanj potrebuje dobro svetovanje bolj kot kadarkoli prej. Projekti so preveliki in preveč kompleksni, da bi jih vodili na pamet ali zgolj z občutki. Zato je naložba v preverjene strokovnjake nujna – ne kot strošek, temveč kot garancija za dolgoročno konkurenčnost in trajnostni uspeh. Tisti, ki bodo danes izbrali pravo ekipo, bodo jutri pobirali sadove na globalnem trgu dogodkov in destinacij.
POWER TO THE MEETINGS!
