Dogodki v živo, online ali hibridno?

Pred petimi leti je pandemija svet dogodkov postavila na glavo. V tistih nejasnih časih je naš urednik napisal knjigo Power to the Meetings. Sedemnajsto poglavje je namenjeno dilemi, ki je delila svet dogodkov: je prihodnost dogodkov v živo, na spletnih platformah ali mešanica obeh formatov? 

Koronakriza je večino dogodkov čez noč prestavila na splet. Večina rešitev za spletne dogodke je z nami že dolgo. Na srečo nam omogočajo, da vsaj približek dogodkov organiziramo tudi v času, ko se ne moremo srečevati v živo. Zato v tem poglavju obdelujemo značilnosti vseh najbolj pogostih skupin dogodkov, ki jih delimo na spletne, hibridne, virtualne, in dogodke, ki potekajo na več lokacijah.

V štartu je prav, da ločimo med spletnimi in virtualnimi dogodki. Pomembno pa je tudi razlikovanje posameznih podskupin kot so webinarji, webcasti, itd. Razliko med virtualnimi in spletnimi dogodki najbolj preprosto in plastično predstavim na način, da v virtualne dogodke vstopam preko AI uporabniških vmesnikov, kot so čelade, rokavice, vsadki, itd. Do online dogodkov pa izključno preko svojega računalnika, oziroma preko web browserja. Mešanje hrušk in jabolk v virtualnem košu ustvarja precej zmede, ki jo skušamo v tem poglavju urediti in strukturirati.

Fizični in virtualni svet sta trenutno naseljena z istimi organizatorji in udeleženci. Ko jih bodo zamenjali avatarji in drugi vesoljski prebivalci, pa bo definitivno konec industrije srečanj, kot smo jo poznali do sedaj. Takrat bomo najbrž vsi začeli govoriti o virtualnih dogodkih.

Srčno upam, da se to ne bo zgodilo prekmalu, saj vsaj po mojem osebnem prepričanju, srečanj v živo ne more nadomestiti nobena tehnologija.

Z novimi formati dogodkov in tehnološkimi rešitvami se uveljavljajo tudi novi izrazi, kar povzroča precejšnjo terminološko zmedo. Izraz »virtualen« se uporablja brez razmisleka o tem, kaj ta beseda dejansko pomeni. Na to težavo je prvi opozoril Elling Hamso, njegovi oceni pa so pritrdili tudi medijski kolegi iz različnih držav EU. Skupaj smo pripravili preprost pregled nove terminologije.

Lokacija: Virtualni dogodki nimajo fizičnega prizorišča. Gre za dogodke, pri katerih je večina ali celotna izkušnja v živo prenesena v virtualno okolje. Cilj virtualnega dogodka je z uporabo virtualnih vmesnikov čim bolj približati izkušnjo fizičnemu dogodku. To dodatno podpirajo naprave, kot so VR-očala, čelade, implantati, ipd. Najpogostejši vmesnik so VR-očala, ki uporabnika prenesejo v umetno ustvarjeno okolje, na primer v virtualno razstavno dvorano.

Lokacija: Spletni dogodki nimajo fizičnega prizorišča. Zajemajo vse oblike komunikacije v živo (med ljudmi, med blagovnimi znamkami/produkti/storitvami in ljudmi), ki potekajo v spletnem okolju. Do njih dostopamo prek računalnika ali drugih naprav, ki omogočajo povezavo v spletno okolje, običajno prek spletnega brskalnika ali namenskih aplikacij, kot so Zoom, Teams, Skype ipd. Spletni dogodki temeljijo na avdiovizualnem formatu komunikacije.

Lokacija: Dogodki v živo potekajo na vnaprej določenem fizičnem prizorišču ob vnaprej določenem času, ob prisotnosti občinstva na lokaciji. Lahko so prenašani v živo ali naknadno, vendar je izkušnja zasnovana za udeležence, ki so fizično prisotni. Za dogodke v živo radi rečemo, da vključujejo vsa čutila, medtem ko virtualni dogodki največkrat zajemajo predvsem vid in sluh. Katera oblika vam bolj ustreza, je odvisno tudi od tega, ali vam je bližja ustvarjena ali avtentična realnost.

Lokacija: Hibridni dogodki potekajo na vnaprej določenem fizičnem prizorišču in hkrati na spletu prek različnih spletnih platform. Gre za dogodke, kjer sta fizični in spletni del integrirana v enoten, širši koncept. Fizično prizorišče običajno služi kot osrednje vozlišče za prenos slike v živo na spletno platformo. Pomembno je poudariti, da zgolj spletni prenos dogodka v živo še ne pomeni hibridnega dogodka, temveč gre le za dogodek v živo s spletnim prenosom.

Lokacija: Dogodki z več prizorišči potekajo hkrati na več fizičnih lokacijah, kjer se (običajno lokalno) občinstvo zbere na posameznih prizoriščih. Vse lokacije so med seboj povezane prek videopovezave, kar udeležencem omogoča medsebojno komunikacijo, spremljanje predstavitev z drugih lokacij ter sodelovanje v interakcijah (vprašanja in odgovori, klepet v živo ipd.).

V letu 2020 je večina dogodkov potekala preko spleta. Tudi sami smo izpeljali več kot 100 spletnih dogodkov. Pri tem se je nabralo veliko praktičnih izkušenj in odgovorov na različna vprašanja in izzive. Uredili smo jih v deset točk z vidika procesa organizacije.

1. POSTAVITE SE V VLOGO GLEDALCA
Na samem začetku se poskušajte vživeti v vlogo spletnega gledalca. Spremljanje dogodka s kavča je povsem drugačna izkušnja od dogodka v živo. Temelj odnosa pa je spoštovanje, ki temelji izključno na takšnih vsebinah, ki so prilagojene potrebam naše spletne publike. Vzdrževanje pozornosti spletne publike je po naših izkušnjah precej težje kot pri dogodkih v živo. Zato je potrebno razmisliti o spletnem moderatorju.
Ključno: Odgovor na vprašanje WHY je pri spletnih dogodkih nujen del procesa. Če poznamo odgovor na to vprašanje, so preostale faze relativno preproste.

2. IZBERITE KORISTNE VSEBINE
Izbor vsebin je logično nadaljevanje, ko najdemo odgovor zakaj. Pomembno je, da ločimo med vsebinami v živo, vnaprej posnetimi vsebinami in tistimi na zahtevo (on demand). Vsebine morajo biti izjemne, takšne, ki jih udeleženci lahko uporabijo v praksi in ki jih bodo presenetile. Management vsebin je strateško pomemben in lahko usodno vpliva na uspešnost spletnega dogodka.
Ključno: Odgovor na vprašanje WHAT, ki se nanaša na vsebino, je po naših izkušnjah najbolj pogosto vprašanje udeležencev. Content = Online event.

3. ZAPELJITE SVOJE OBČINSTVO
V splošnem velja, da je treba spletni dogodek pravilno predstaviti pravi ciljni skupini ob pravem času. Kratke zapeljive vsebine in objave skozi vse komunikacijske kanale so način, ki ohranja zanimanje potencialnih udeležencev. Ustvariti je treba ravno dovolj navdušenja, da ciljna skupina pride nazaj po še več informacij in se udeleži dogodka. Aktivacije preko družabnih omrežijh so se izkazale za zelo učinkovite, na poslovnih dogodkih se še posebej dobro izkaže Linkedin.
Ključno: Ne objavljajte samo osnovnih podatkov, ampak vključite tudi bolj zanimive vsebine, kot so blogi, napovedniki, ki so jih napisali predavatelji o svojih predavanjih, kratke video posnetke ali intervjuje z razstavljavci.

4. IZBERITE PRIMERNO SPLETNO PLATFORMO
Platforma je del spletnega dogodka, ki mu namenjamo veliko in včasih preveč pozornosti. Spletna platfoma je lahko tudi vaša spletna stran, na kateri so vsi potrebni podatki in kamor prenašamo dogajanje. V tem trenutku ne poznamo rešitve po modelu “one size fits all”, zato svetujemo, da razmislite o potrebah vaših udeležencev in temu prilagodite odločitev. Če organizirate webinar, bodo vaše potrebe povsem drugačne, kot za zahtevno hibridno konferenco. Vse platforme ne omogočajo simultanega tolamčenja na daljavo, vprašalnikov, kvizov, …
Ključno: V praksi se je pokazalo, da moramo biti kot agencija fleksibilni in odprti za uporabo različnih videokonferenčnih platform (Zoom, Teams, …) in live stream platform (Facebook Live, LinkedinLive,…).

5. TUDI SPLETNI DOGODEK POTREBUJE DOBREGA ARHITEKTA
Vse, kar velja za klasične dogodke in o čemer smo pisali v predhodnih poglavjih, velja tudi za spletne dogodke. Ključna vprašanja so povezana z razmerjem med vsebinami v živo, on-demand, moderiranjem in tehnološko integracijo. Tudi v primeru spletnih dogodkov velja, da so vaša prva skrb potrebe in pričakovanja udeležencev. Ne pa platforme, ki so vam bolj všečne, saj gre zgolj za orodje.
Ključno: Del dobre arhitekture in dizajna spletnega dogodka je tudi plan B. Kaj boste storili, če se predavatelj ne pojavi, kaj če vam pade internet, ….

6. VIZUALNA PODOBA DOGODKA USTVARJA RDEČO NIT
Grafična oprema je ojačevalec vsebin dogodka in je morda pri spletnih dogodkih še pomembnejša kot pri klasičnih. Razmislite lahko, kako vključiti tipografijo, celostno podobo, animacije, o opremi s fotografijami in video posnetki.
Ključno: Vizualna oprema dogodka je nekakšna rdeča nit, ki pomaga gledalcem pri spremljanju vsebine, omogoča pa tudi različne oblike monetizacije.

7. MOBILNA OPTIMIZACIJA
Dogodek mora biti udeležencem dostopen preko mobilnih naprav. Danes do dogodkov preko mobilnih naprav dostopa že več kot 60 % uporabnikov. Večina videokonferenčih platform je optimizirana za mobilne naprave, problem pa predstavljajo spletne strani, ki pogosto niso prilagojene.
Ključno: Na generalkah za spletne dogodke ne pozabite preveriti oba obraza spletnega dogodka (dostop preko osebnega računalnika in preko mobitela).

8. AKTIVIRAJTE SPLETNE UDELEŽENCE
Uporaba različnih oblik spletnih aktivacij močno izboljša zadovoljstvo z dogodkom. Izboljša pa se tudi motivacija udeležencev. Možnosti je veliko, najbolj poznani so live polling, question and answers, real-time competitions. Vse bolj pa se uveljavlja tudi prava igrifikacija, ter integrirana možnost matchmakinga. Na tem področju sami najbolj pogosto uporabljamo Slido, Mentimeter, Kahoot.
Ključno: Engagement deljuje, če je začinjen s primerno dozo humorja in omogoča, da so v projekt enakopravno vključeni vsi udeleženci (občutek skupnosti).

9. GENERALKA 
Osebno vztrajam, da je tudi za najbolj preproste spletne dogodke potrebna generalka, na kateri preizkusimo povezave, delovanje uporabljene platforme in preverimo, kako izgleda dogodek z vidika gledalcev. Ne pozabite udeležence predhodno opremiti z navodili za vklop in splošnimi priporočili glede ozadja, gledanja v kamero, itd. Za udeležence morate pripraviti preprosta in razumljiva navodila za uporabo. S tem boste močno izboljšali uporabniško izkušnjo in si prihranili veliko časa.
Ključno: V primeru preprostih webinarjev je generalka vsaj uro pred dogodkom, za zahtevnejše spletne dogodke pa dan pred dogodkom.

10. PODATKI & MERJENJE REZULTATOV
Na spletnih dogodkih sproduciramo goro podatkov, ki imajo veliko uporabno vrednost za naročnike projekta. Zbiramo jih pred, med in po dogodku. Nekaj primerov: number of registrations, session registration, e-mail open and click-through rate, post-event survey results, session ratings, session feedback, social media engagment and reach.
Ključno: Priporočamo, da razvijete lasten ROI sistem, ki ga lahko spremljate skozi daljše obdobje in tako kakovostno nadgradite svoj dogodek.

Meseci koronakrize so prinesli kar nekaj smešnic, ki so bile posledica predavateljev, ki se na spletne vklope niso najbolje pripravili. Zato smo ob praktičnem izvajanju dogodkov pripravili nekaj preprostih navodil. Prvo in najpomembnejše pa je, da je za dobro spletno konferenco potrebno zagotoviti vrhunsko internetno povezavo. Izkušnje kažejo, da je minimalna potrebna hitrost interneta vsaj 5 Mbps, bolje pa je, če je precej višja. Moje osebno priporočilo za gladko spletno konferenco je 25 Mbps.

Največ zmede pri naročnikih je v razumevanju razlik med »live streaming« in »video conferencing« platforms.

LIVE STREAMING PLATFORMS

Platforme za prenos v živo so rešitve za gostovanje videov, ki uporabnikom omogočajo nalaganje in oddajanje video vsebin svojemu občinstvu v realnem času.

Takšne rešitve so z nami že dolgo in bi jih najažje primerjali z internetno televizijo. Koronakriza pa je nekoč relativno drage rešitve približala uporabnikom brez posebnega vložka v opremo in software. Tudi zaradi takšnih rešitev lahko vsak dogodek postane svoja TV postaja.

VIDEO KONFERENČNI SISTEMI 

Video konferenčni sistemi so z nami že dolgo. Večina je do letošnje krize najbolje poznala starosto Skype. Ko smo zaradi koronakrize čez noč ostali doma, pa so platforme pridobile na pomenu, zgodile so se tudi številne inovacije. Na površje so priplavali novi ponudniki in prvak koronakrize je postal Zoom. Tudi zato, ker je omogočil skupinsko dinamiko, prikaz več sogovornikov in res privlačno cenovno politiko. V tem trenutku skoraj vsi ponudniki kopirajo zoom-ov poslovni model. Sledilcev je veliko, bistvo pa ostaja.

Videokonferenčne platforme bolj ali manj uspešno omogočajo interaktivnost in osebni stik med udeleženci dogodka. Poleg tega pa omogočajo izmenjavo datotek, igrifikacijo in še marsikaj. Razlike med platformami so velike, ne samo v cenovnem smislu, temveč tudi z vidika funkcionalnosti. Univerzalne platforme, ki bi zadostila vsem potrebam, pa v tem trenutku še ni na trgu. Priporočamo, da izberete takšno, ki najbolj ustreza vašim potrebam,