F*!#UPS na dogodkih: Če gre lahko kaj narobe, bo tudi šlo

Ko se zgodi kaj nepričakovanega, kar nam lahko pokvari ali uniči dogodek, je treba ohraniti trezno glavo in mirno kri. V tistem trenutku poskušamo rešiti situacijo in ne iskati krivca. Za to bo dovolj časa po dogodku.

Pred dogodkom pa velja: preveriti, preveriti in še enkrat preveriti. Bolje enkrat preveč kot enkrat premalo.

1. Sprejem na dogodku smo planirali na prekrasni zunanji lokaciji. Presenetila nas je poletna nevihta. Celoten dogodek nam je uničil dež.
Rešitev: Vedno imejte pripravljen plan A in plan B, včasih pa tudi plan C. Le tako boste dogodek lahko zares izpeljali ne glede na vremenske razmere.

2. Izbrali smo prostor, ki je bil občutno prevelik ali premajhen. Udeleženci so se počutili izgubljene v prostoru ali pa utesnjene.
Rešitev: Ogled prostorov je obvezni del načrtovanja dogodkov. Preveriti pa je treba tudi tlorise in podatke na spletnih straneh, ki pogosto odstopajo od realnosti.

3. Močno smo presegli predvideni budget. Zlasti na koncu projekta je nastalo veliko nepredidenih stroškov. Dogodek je končal v rdečih številkah.
Rešitev: Stroškovnik pripravite v treh variantah: pesimistični, realistični in optimistični. V stroškovniku si pustite prostor za nepredvidene stroške, ki običajno znašajo 10 %.

4. Izbrali smo napačen datum dogodka, ko so bile šolske počitnice in se nam številni udeleženci niso mogli pridružiti.
Rešitev: Najboljši prijatelj vsakega organizatorja dogodkov je koledar z vpisanimi prazniki v različnih državah. Posebej pomembno je, da imate pripravljen tudi koledar specifičnih dogodkov za posamezne panoge ali industrije.

5. Pripravili smo dogodek, ki je bil programsko podoben dogodku v tujini. Prepričani smo bili, da bo dogodek tudi zaradi tega uspešen, pa je bilo ravno nasprotno. Udeleženci so bili s formatom in vsebino zelo nezadovoljni.
Rešitev: Nobena finta ti ne pomaga, če vsebina ne štima. Čas konfekcijskih dogodkov je po mojem mnenju dokončno minil. Potrebno je začeti razmišljati izven okvirjev in prenehati s kopiranjem poslovnih modelov dogodkov.

6. Na sicer vsebinsko zanimivem dogodku je na delovnem kosilu že po desetih minutah zmanjkalo hrane. Udeleženci so bili razočarani in prejeli smo tudi pisne pritožbe, saj je bila cena kotizacije visoka.
Rešitev: Osnovno pravilo dogovora s cateringom je, da imate pripravljenih vsaj 10 % več hrane kot je udeležencev. V število vkalkulirajte tudi medije in goste dogodka. Zagotovite si fleksibilnost pri naročanju, saj se udeleženci prijavljajo v zadnjem hipu.

7. Ženski del občinstva se je ves čas pritoževal, da je v prostoru prehladno, moškim pa je bilo ves čas prevroče.
Rešitev: Če je večina udeležencev ženskega spola, jim prilagodite temperaturo. Po izkušnjah naj bi ženskam odgovarjala temperatura 24 stopinj celzija, moškim pa 21. Skratka, temperaturo je treba prilagajati večini udeležencev.

8. Glavni predavatelj se na dogodku ni pojavil, še dva pa sta zamudila več kot akademskih 15 minut.
Rešitev: Skupaj z moderatorjem moramo biti pripravljeni tudi na takšen scenarij in udeležencem pošteno obrazložiti, zakaj ni predavatelja. Imejmo pripravljen rezervni scenarij, npr. v program vskočimo s teamskimi aktivnostmi.

9. Glasbeniki na gala večerji so bili povsem neprimerni in so neizmerno dolgočasili udeležence. Mednarodni gostje glasbenega izbora niso razumeli.
Rešitev: Glasbo morate razumeti in začutiti in predvsem prilagoditi publiki. Priporočamo, da si njhov nastop ogledate v živo in se osebno prepričate glede kakovosti in primernosti.

10. Ob prihodu na dogodek nas je pričakala dolga vrsta na recepciji. Na imensko priponko smo v kaosu čakali dobre pol ure. Udeleženci so se glede tega zelo pritoževali.
Rešitev: Zagotovite spletne kioske za registracijo, avtomatizirajte tisk imenskih priponk in logično uredite registracijo po vzoru letalskega check-ina. Predvsem pa imejte dovolj osebja.

11. Improvizacija na področju varnosti je povzročila, da se nam je na dogodek prikradel nepovabljen gost, ki je neprijetno prekinil govor ključnega predavatelja. Le s težavo smo ga odstranili iz dvorane.
Rešitev: Logično je, da poskrbimo za profesionalno varovanje in kontrolo vstopa. Pogosto pa na to pozabimo in posledice so lahko katastrofalne. Takšna “malenkost” lahko pokvari cel dogodek.

12. Poraba pijače je bila precej višja od dogovorjene. Gostinci so vztrajali, da so bili udeleženci žejni. Vnaprej se glede tega z njim nismo posebej dogovorili.
Rešitev: Omejitev porabe pijač je seveda osnovi ukrep, veliko takšnih zapletov pa lahko rešite tudi s pametno kontrolo vstopa na dogodek.

13. Po dogodku je ostalo preveč hrane. Gostinci so jo morali zavreči. Glede na situacijo se nam je zdelo hrane res škoda.
Rešitev: Izberite gostinca, ki je družbeno odgovoren in ki ima izdelano politiko ravnanja z odpadno hrano. Hrano lahko podarite tistim, ki so je zares potrebni.

14. Pozabili smo zbrati prehranske zahteve udeležencev. Nekaj se jih je pritožilo, najhuje pa je bilo, da je eden izmed udeležencev dobil resno alergijo.
Rešitev: Že v prijavnici zahtevajte te podatke in poskrbite, da pravočasno pridejo do gostincev, poleg tega pa vso postreženo hrano ustrezno označite in opremite z “dietary specifications”

15. Stalno smo zamujali in se nismo držali urnika. Nihče se ni upal prekiniti predavanja res pomembnega govorca. Udeleženci so bili zaradi tega zmedeni in kar nekaj jih je predčasno zapustilo dogodek.
Rešitev: V takšnih primerih je ključna vloga vrhunskega moderatorja. V rokah profesionalca se vam takšne situacije težko zgodijo. 

16. Za odmore je bilo namenjenih samo 10 minut. Pomemben del dogodka je tudi druženje. Zaradi tega so se udeleženci pritoževali, saj smo jim onemogočili networking.
Rešitev: Po izkušnjah morate za mreženje zagotoviti vsaj pol ure, še bolje pa funkcioniranja odmori, ki trajajo 45 minut. Poskrbite, da bo mreženje med odmori potekalo usmerjeno in moderirano.

17. Premalo osebja je bilo na garderobi. Nihče ni usmerjal udeležencev v dvorane. Tudi zato so bili udeleženci zmedeni in nezadovoljni.
Rešitev: Sistem prihodov in odhodov je treba načrtovati in preizkusiti pred dogodkom. Večini zapletov se lahko vnaprej izognemo. Zlati standard je 1 hostesa na garderobi/100 udeležencev.

18. Skoraj vsi udeleženci so že po desetih minutah začeli z brskanjem po mobitelih. Nihče ni poslušal predavateljev. Očitno so bili predavatelji in vsebina tako dolgočasni, da nikogar niso zanimali.
Rešitev: Predavatelje je potrebno na dogodek zelo dobro pripraviti. 

19. Vodja projekta, ki je imel vse informacije, se je nehal oglašati na mobitel, ki se mu je izpraznil.
Rešitev: Imejte zagotovljene polnilce (tako za organizatorje kot za udeležence). Priporočamo tudi uporabo walkie-talkijev.

20. Sponzor se je pritožil, da njegovo podjetje ni bilo ustrezno izpostavljeno in da smo logotip pozabili umestiti na sponzorski pano.
Rešitev: Narediti morate vse, kar je možno, da napako popravite. Priporočamo iskreno priznanje napake in pametno kompenzacijo. Največkrat to pomaga.

21. Urejanju spletne strani nismo namenili veliko pozornosti. Objavljali smo osnovne informacije, le redko pa novice in bolj poglobljene članke. Obisk na strani je bil le nekaj obiskovalcev na dan. Konverzija je bila neizmerljiva.
Rešitev: Spletna stran je okno in trgovina vsakega dogodka. Vsak organizator jo mora dobro optimizirati in poskrbeti, da je atraktivna in da so vse informacije prijazne uporabnikom.

22. Na hibridnem dogodku smo imeli publiko s celega sveta in smo pozabili pravilno skomunicirati uro dogodka in časovni pas. Prišlo je do velike zmede in več kot 40 % udeležencev se ni pravočasno pridružilo dogodku.
Rešitev: V dobi digitalizacije je na voljo ogromno digitalnih pretvornikov časa. Takšen je npr. https://www.timeanddate.com/.

23. Na spletni strani so se prikradle male slovnične napake. Naziv podjetja je bil zapisan napačno. Vrsta slovničnih napak je bila tudi na mobilni aplikaciji.
Rešitev: Če se le da, poiščite native speakerja, da vam strani lektorira, včasih pa zadošča že super natančni sodelavec z izostrenim očesom.

24. Udeleženci na dogodku praktično niso objavljali postov na družabnih omrežjih. Zdi se nam, da je bila vsebina nezanimiva ali pa nismo ustrezno motivirali udeležencev.
Rešitev: Če ne uporabljate ključnikov (#) in niste ustrezno usmerili vaših udeležencev, je malo verjetnosti, da bodo vaši udeleženci sami komunicirali na družabnih omrežjih.

25. Na dogodku smo si zamislili res dober in kar precej drag app. Kjlub temu ga udeleženci niso uporabljali (naložilo ga je samo 20 %).
Rešitev: Skoraj vsak app omogoča push-up sporočila. Zamislite si celoten proces komuniciranja in skrbite za tekoče komuniciranje z udeleženci. Na app dodajte informacije, ki so za udeležence strateško pomembne in dragocene.

26. Poslali smo vabila na bazo podatkov, ki smo jo kupili preko interneta. Odziv je bil zelo slab, še slabši pa statistični podatki o dosegu maila. Očitno smo kupili fake bazo.
Rešitev: Nikoli ne kupujte baz podatkov preko spleta. Vaša lastna baza, ki jo gradite preko GDPR-a, je neprecenljiva. S kupljeno pa si boste bolj težko pomagali.

27. Velik del budgeta smo potrošili za klasično oglaševanje, Izkazalo se je, da to ni bila najboljša odločitev, saj bi sredstva najbrž lahko porabili za bolj učinkovito komunikacijo.
Rešitev: Digitalni + vsebinski marketing + baza podatkov o potecialnih udeležencih = formula za uspešen dogodek.

28. Končnega urnika nismo uspeli posredovati potencialnim udeležencem. Na spletni strani je ostal samo preliminarni. Morda smo tudi zaradi tega imeli manjše število udeležencev.
Rešitev: Urnik sodi med najpomembnejša orodja komuniciranja in prodaje. Zato je logično, da ga ves čas dopolnjujemo in komuniciramo preko vseh kanalov.

29. Po dogodku nismo izpeljali ustreznega follow-upa. Pozabili smo jim poslati fotografije z dogodka, izpeljati anketo o zadovoljstvu in jim poslati zahvalo s povabilom, da se nam ponovno pridružijo v prihodnjem letu.
Rešitev: Ustrezen follow-up po dogodku je izjemnega pomena, pomaga ohranjati odnose z udeleženci in če je personiliziran, gradi lojalnost.

30. S strani predavateljev nismo pridobili soglasij za distribucijo prezentacij. Zaradi tega jih nismo poslali udeležencem in prejeli številne pritožbe.
Rešitev: Pridobite pisna soglasja predavateljev za deljenje prezentacij in jih razpošljite udeležencem po dogodku.

31. Dogodek smo zaradi časovne stiske izpeljali brez tehnične generalke. Dobili smo se uro pred dogodkom in zaradi naglice je prihajalo do vrste tehničnih flopov (mikrofoni niso delovali, prezentacija je bila prekinjena, luč pa neustrezna).
Rešitev: Za večino dogodkov je obvezno narediti generalko, kjer se preizkusi delovanje opreme in gre z ekipo skozi scenarij. Dogodek brez generalke je formula za katastrofo.

32. Prezentacije so bile zamešane in video v posameznih prezentacijah se je zatikal ali sploh ni deloval. Dogodek je izpadel neprofesionalno.
Rešitev: Vztrajajte, da vam predavetlji dostavijo prezentacije vsaj dan pred dogodkom, da jih lahko natančno preverite. Priporočamo tudi, da na bolj zahtevnem dogodku vzpostavite speakers corner (green room).

33. Kljub najboljšim in profesionalnim mikrofonom se je predavatelja slabo slišalo. Stalno se je izgubljal glas. Predavatelj je stal predaleč od mikrofona. To je pokvarilo sicer odlično vsebino.
Rešitev: Naučite predavatelje pravilno uporabljati mikrofone in jih postavite na pozicijo na generalki. Navodila jim pošljite vnaprej. Uporabite tip mikrofona, ki bo preprečil takšne težave (naglavni ali levalier).

34. Scenografija odra je bila povsem odprta. Ker so bili predavatelji vrhunski znanstveniki, so se počutili neugodno in so imeli veliko tremo.
Rešitev: Če predavatelji niso vajeni nastopanja, jim je potrebno pomagati z ustrezno scenografijo, Včasih pomaga že preprost govorniški pult.

35. Predavatelju nismo zagotovili confidence screena. Zaradi tega se je predavatelj ves čas obračal proti platnu. Občasno se je tudi izgubil in predavanje ni izpadlo najboljše.
Rešitev: Del obvezne opreme vsake večje konference je confidence screen ali celo telepromter. Govorci vam bodo zanj neizmerno hvaležni.

36. Sredi sibirske zime se je pokvarilo ogrevanje v glavni dvorani. V nekaj minutah je začelo vse udeležence zebsti in kar 30 % jih je dogodek tudi zapustilo.
Rešitev: Če so vremenske razmere res ekstremne, si vnaprej zagotovite grelce ali t.i. jurčke. Te lahko zahtevate tudi od prizorišča. Vseakor pa se ne skrivajte pred udeleženci, temveč se jim takoj osebno opravičite za situacijo.

37. Vnaprej nismo preverili ali je moč električnih priključkov zadostna za zahtevno odrsko postavitev. Ko smo prišli na teren se je izkazalo, da na prizorišču nimajo ustreznih priključkov.
Rešitev: Preprosto pravilo pri preverjaju je Big Cable = Big Power. Vsekakor pa je elektrika nevarna spremljevalka velikih dogodkov in na tem področju se morate resnično povezati s strokovnjaki elektro stroke in zahtevati od prizorišča ustrezne certifikate.

38. Wi-fi se je stalno izklapljal in ni omogočal, da se na omrežje priklopijo vsi udeleženci. Očitno je prizorišče slabo poskrbelo za internetno povezavo, slaba luč pa je padla tudi na organizatorje.
Rešitev: Standard po koronakrizi je povezava z min. 100 Mbps in po možnosti 5G povezava. Vsekakor pa pred dogodkom z mobilnim telefonom preverite, kakšna je dejanska zmogljivost povezave.

39. Projektor je imel tako slabo svetilnost, da udeleženci praktično niso mogli spremljati prezentacije. Očitno so imeli res zastarelo opremo.
Rešitev: Projektorji imajo še vedno veliko prednost, saj omogočajo zares veliko/široko sliko ali kot temu pravimo, diagonalo. Vsekakor pa preverite ali gre za DLP projektor s svetlobnim tokom 5.000 ANSI in dobrim kontrastnim razmerjem.

40. Predevatelji so nam zadnji hip poslali linke na you tube video posnetke, ki naj bi jih predvajali med njihovo prezentacijo. Izpadli so neprofesionalno, saj so se na začetku odvrtele reklame in oglasi sponzorjev, nekaj pa jih je zaradi slabega interneta zamrznilo.
Rešitev: Vztrajajte, da vam predavatelji video posnetke pošljejo v MP4 formatu. Le tako boste zagotovili visoko kakovost in doživetje za udeležence.

41. Podatkov o prihodih udeležencev nismo urejali z ustreznim sistemom, temveč kar v excelu, ki ga je dopolnjevalo več oseb. Kar nekaj udeležencev zato ni imelo prevoza. Prihajalo je do zmede.
Rešitev: Dober informacijski sistem za upravljanje logistike je izjemno pomemben. Takšnih sistemov je na trgu veliko. Predvsem pa rabite mobilno rešitev, ki poveže tako organizatorje kot vaše podizvajalce z real time podatki o letih in prihodih. Logistiko čimprej v celoti digitalizirajte.

42. Avtobusi za prevoz udeležencev iz hotela do prizorišča so kronično zamujali. Dva avtobusa sta goste čakala pri napačnem hotelu. Kar nekaj udeležencev se zato ni moglo udeležiti jutranjih predavanj.
Rešitev: Podobno kot v točki 41., je prava rešitev dober informacijski sistem in komunikacija z izvajalci. V primeru prevozov z več vozili, zahtevajte koordinatorja na strani izvajalca. Za rezervo imejte tudi telefonske številke vseh voznika. Za vsak slučaj pa imejte v planu B dogovor z lokalnimi taksisti.

43. Za udeležence smo zagotovili premalo parkirnih mest. Parkirišče je bilo tudi preveč oddaljeno od prizorišča.
Rešitev: Raziščite vsa možna parkiriršča in organiziratje krožno pobiranje udeležencev med parkirišči.

44. Zaradi jutranje gneče se udeleženci niso mogli prebiti do prizorišča. Glavnina udeležencev je zamujala več kot 40 minut.
Rešitev: Če dogodek organiziate v mestu z veliko jutranjo gnečo, priporočamo, se temu izognite s preprostim kasnejšim začetkom dogodka.

45. Zamuda leta glavnega govornika je povzročila, da je prišel na prizorišče z več kot dvouro zamudo.
Rešitev: Tudi z moderatorjem morate imeti pripravljen plan B. To pomeni, da v hipu zamenjate urnik in se tako prilagodite situaciji.

47. Udeleženci so se izgubljali na poti do prizorišča. Nismo jih natančno obvestili o lokacijah večernih sprejemov in kako do njih dostopati.
Rešitev: Preprost načrt mesta v z vrisanmimi lokacijami še vedno deluje. Še bolje pa je, da udeležence pripeljete do različnih lokacij kar preko vaših app-ov.

48. Za postavitev razstave na dogodku smo predvideli premalo časa. S skrajnimi napori nam je uspelo do prihoda udeležencev urediti vse potrebno.
Rešitev: Planirajte dovolj časa za pripravo in pospravljanje dogodka. Pri tem velja pravilo, da ga za postavljanje potrebuje še enkrat več, kot za podiranje. O tem se vnaprej dogovorite s prizoriščem, da ne bo prišlo do zapletov.

49. Posamezne voznike nismo koordinirali in za posamezne voznike nismo imeli kontaktnih podatkov. Posledično nismo imeli nikakršnega pregleda nad dejanskim stanjem prevozov.
Rešitev: Logistični desk je nujen pri skoraj vseh dogodkih. Hkrati moramo določiti koordinatorja, ki bo prevzel odgovornost za tekočo izvedbo logistike.

50. Udeležencem smo obljubili brezplačen javni prevoz in uporabo koles, vendar sistem zaradi zapletene registracije ni deloval.
Rešitev: Na tem področju je prav vse odvisno od jasnih navodil za udeležence. Poskrbite, da bodo te storitve dosegljve že z imensko priponko ali pa kar preko mobilnih telefonov s kodo.

51. Izbrali smo platformo, ki ni bila primerna za naš tip dogodka. Platforma je bila prilagojena hibridnim dogodkom, mi pa smo želeli organiziral preprost webinar.
Rešitev: Na trgu je na voljo na desetine platform. Zato vam priporočamo, da posamezne platforme pred dogodkom dobro stestirate. One size does not fit all.

52. Zakompliciran dostop do aplikacije je povzročil, da smo izgubili skoraj polovico prijavljenih. Poleg tega smo del udeležencev pozabili aktivirati kot udeležence.
Rešitev: Zagotovite res enostaven dostop do konferece, brez kompliciranih nalaganj aplikacij in postopkov avtentifikacije. Gumb za vklop naj udeleženca vodi direktno na spletno konferenco.

53. Spletni dogodek je trajal cel dan in posamezni vsebinski sklopi so trajali dlje kot 2 uri. Analiza udeležencev je pokazala, da jih je dogodek spremljala le peščica. Deset ur programa je bilo očitno preveč.
Rešitev: Veliko vsebine je bolj pametno raztegniti skozi več dni. Posamezni sklopi naj trajajo do 1 ure. Tako se se vaši udeleženci ne bodo počutili izčrpane in se bodo radi vračali na spletni dogodek.

54. Že po 20 minutah so se udeleženci začeli odklapljati. Predvidevamo, da je bil predavatelj s svojo prezentacijo predolgolčasen, tudi njegova angleščina je bila slabo razumljiva. Ves čas je samo monotono govoril, prezentacija pa je bila težko razumljiva.
Rešitev: Razmerje med prezentacijo, govorom in aktivacijo udeležencev mora biti ravno pravo. Dobro je, da predavatelja pred dogodkom slišite predavati. Ko ga potrdite, pa se z njim pogovorite tudi o tem, kakšna so vaša pričakovanja.

55. Pozabili smo pripraviti generalko za dogodek. Ob vklopu v dogodek smo imeli zaradi tega vrsto problemov, najprej s prezentacijami, pa tudi s predavateljem, ki se je želel javljati iz platforme, ki jo na našem dogodku ne podpiramo.
Rešitev: Morda še bolj kot pri live dogodkih je pri spletnih pomembna generalka, na kateri boste preverili, kako deluje povezava in prezentacija. Priporočamo, da jo izvedete vsaj dan pred dogodkom. Zelo dobro je tudi, da jo začnete s predstavitvijo ciljev, ki jih želite doseči z dogodkom. Pa še to: generalko izpeljite v prostoru, kjer boste dejansko izpeljali dogodek.

56. Pozabili smo moderirati komentarje v chat boxu. Nanje ni nihče odgovarjal in udeleženci so napisali kup pritožb, na katere nismo odgovorili.
Rešitev: Vsak spletni ali hibridni dogodek potrebuje posebnega moderatorja spletnih udeležencev. Lahko ga imenujemo kar online host. Njegova naloga je urejanje in posredovanje komentarjev moderatorju. Najbolje je, da vse to urejate v živo in naredite načrt upravljanja s spletno skupnostjo.

57. Dogodek smo začeli z 10 minutno zamudo. Tudi obljubljen čas dogodka smo prekoračili za več kot 20 minut. Udeleženci so se odzvali z zelo negativnimi komentarji v chat boxu.
Rešitev: Zlato pravilo spletnih dogodkov je, da jih začnete točno ob dogovorjeni uri. V veliko pomoč je odštevalnik časa, zgledujete pa se lahko po TV produkciji, ki do sekunde natančno planira vklope v živo.

58. Določene teme bi morali obravnavati v manjših skupinah. Sistem, ki smo ga izbrali takšnega dela ne omogoča. Poleg tega je prihajalo do zapletov s planiranim networkingom.
Rešitev: Razvijalci spletnih platform so kmalu ugotovili, kako pomembna je interaktivnost pri spletnih dogodkih. Poleg Zoom-a in Hopin-a, zdaj uvajajo break-out rooms, kjer se lahko udeleženci pogovarjajo v manjših skupinah, tudi drugi ponudniki.

59. Predavateljem smo pozabili poslati navodila za vklop v spletni dogodek, v katerih je pojasneno, kako bo tehnično potekal dogodek. Zadeve smo reševali zadnji hip, kar je povzročilo veliko stresa in slabe volje.
Rešitev: Navodila za spletni dogodek so izjemno pomembna. V tem okviru definirajte tako splošne zadeve kot specifične tehnične podrobnosti.

60. Spletno podelitev priznanj fakultete sem se lotila sama preko zooma. Tik pred zdajci so se zadeve tako zakomplicirale, da sem morala poiskati strokovno pomoč.
Rešitev: Spletne podelitve nagrad so običajno tehnično zahtevni projekti. Priporočamo uporabo profesionalnega spletnega studia, ki vam bo omogočil, da se boste skoncentrirali na vsebino podelitve.

61. Vse smo želeli organizirati sami, da bi prihranili. Najbrž organizacija dogodkov ni rocket science, vendar so nam posamezne zadeve požrle ogromno časa in najbrž tudi denarja. Končni rezultat pa je bil bolj klavrn.
Rešitev: Vprašajte se, kaj je vaše poslanstvo in se raje skoncentrirajte na to, organizacijo pa prepustite profesionalcem.

62. Za udeležence kongresa smo predvideli koncert klasične glasbe v ljubljanski Stolnici. Kmalu po začetku koncerta, so glasbenike preglasili zvoki hard-rocka s sosednjega trga. Koncert smo morali prekiniti.
Rešitev: Če je dogodek na zunanjem prizorišču ali sredi mesta, vedno prej preverite, kaj se dogaja v okolici.

63. Vsi člani organizacijske ekipe so se zastrupili s hrano in niso mogli sodelovati pri zagonu dogodka.
Rešitev: V takšnem primeru pa ste zares fucked in edina opcija je, da poskušate angažirati dobre znance iz industrije srečanj, da vam priskočijo na pomoč in vskočijo v zgodbo.

64. Na svečani podelitvi nagrad smo za ključnega prejemnika pozabili uokviriti plaketo. Ko je prišlo do podelitve, so hostese ostale praznih rok. Zgolj iznajdljivemu moderatorju smo se lahko zahvalili, da je vse skupaj izpadlo ok.
Rešitev: Plakete, priznanja vključno s teksti je potrebno preveriti, preveriti in še enkrat preveriti. To je edini način, vključno z generalko, da se takšnim zapletom izognete.

65. Na podelitvi nagrad je prišlo do katastrofalne napake s holivudsko prezentacijo, ki se je končala nekje na sredini. Slaba polovica nagrajencev je bila prepuščena iznajdljovosti moderatorja.
Rešitev: Tudi v tem primeru je jasno, kako pomembno vlogo igrajo na dogodkih generalke in ustrezna priprava. Na pomembnih dogodkih morate angažirti VJ-a, preveriti grafično opremo nekaj dni pred dogodkom in na generalki izvajati fine korekture.

Tudi iz zapisanega je razvidno zakaj za svoj dogodek potrebujete arhitekta dogodkov z izkušnjami. Več izkušenj pomeni boljše predvidevanje zapletov in hitrejše reševanje.

Zato, da vam bo s svojimi bogatimi izkušnjami uresničil vaše želje glede dogodka. Oblikoval bo dodano vrednost. Problem je, da se naročniki dogodkov večinoma ne zavedajo, da potrebujejo arhitekta dogodkov. Kar vprašajte jih, ali so za ta poklic sploh slišali. Potrebno bo še veliko energije in potrpežljivosti, da bodo vsi, ki se lotevajo organizacije dogodkov, to prepoznali. Nekatere stvari je pač potrebno nenehno ponavljati. Še vedno se je bolje učiti iz tujih napak kot iz svojih, kajne?