Kolega hotelir me je pred časom prosil za nekaj nasvetov glede organizacije njihovega poslovnega dogodka. Z veseljem sem mu pomagal, saj sva kolega in se poznava še iz študentskih časov. Kljub temu pa se mi je vklopil alarm. Vsakič ko vstopim v njegov hotelski bar namreč plačam za kavo in prijazen pogovor z osebjem. Moji nasveti pa naj bi bili po njegovem mnenju brezplačni.
Zavedel sem se, da gre za temeljni nesporazum, o katerem že dolgo na široko razpredamo. Kot sem sam že večkrat zapisal, se očitno na organizacijo dogodkov razume skoraj vsak.
Nepoznavanje osnovnih principov organizacije dogodkov pa se največkrat spremeni v panično improviziranje in včasih tudi neprijetne izkušnje. Resnica pa je, da obstajajo tudi dnevni, rečemo lahko rutinski dogodki, za katere res ni potrebno angažirati event agencije. Za takšne projekte ima naročnik običajno povsem kompetentno ekipo. S kančkom kreativnosti in organiziranosti takšne dogodke res lahko izpeljete samostojno.
To je samo nekaj vprašanj, na katera lahko odgovorite sami, ali pa za mnenje zaprosite event profesionalce v okviru dobro pripravljenega brifa. Ta vam bo vsekakor pomagal fokusirati misli, in vam bo dal odgovor na zgornja vprašanja.
Merilo naj ne bo samo zniževanje stroškov in simpatičnost ideje o organizaciji dogodka.
Event agencije danes v svoje delo vključujejo celo vrsto specializiranih znanj, novih marketinških tehnologij do cele orodjarne za uspešno izvedbo dogodkov. Še tako izkušen naročnik težko obvlada celoten spekter sodobnega event managementa. Včasih je pač potrebna pomoč in tu nastopimo event agencije.
Prednost event agencije lahko ilustriram še s športno prispodobo. Dober nogometni tim deluje usklajeno in po načelu eden za vse, vsi za enega. Načelo vzajmenosti zelo spominja na delo event agencije. Najboljše agencije znajo svoj tim notranjih in zunanjih sodelavcev odlično motivirati in pripeljati do zmage. Zmago prinašajo navidezne malenkosti, ki naredijo razliko.
V obdobju hiperprodukcije dogodkov je lahko tudi izbira prave agencije del uspeha. Vključite jih v igro, naj postanejo del vašega naslednjega dogodka!
Kaj so dobri dogodki, pa si lahko pogledate na spletni strani finalistov tekmovanja Conventa Best Event Award: https://www.youtube.com/@EuropeanBestEventAwards.
