Tomo Ricov je imel prav: za povprečne dogodke ni prostora

Skoraj ni slovenskega strokovnjaka za komunikacije, marketing ali medije, ki še ne bi slišal za Weekend Media Festival. Dogodek Rovinj vsako leto za nekaj septembrskih dni spremeni v neuradno prestolnico regionalne komunikacijske industrije. Takrat se pogovori iz dvoran preselijo na mestne ulice, terase, obalo in večerne zabave, meja med konferenco, festivalom in družabnim srečanjem pa skoraj povsem izgine.

V vseh dosedanjih izvedbah se je na njegovih odrih zvrstilo več kot 2.400 govorcev.

Weekend je medtem postal veliko več kot medijski festival. Njegova devetnajsta izvedba povezuje osem vzporednih festivalov, deset odrov in prizorišč ter več kot 12.000 udeležencev. V vseh dosedanjih izvedbah se je na njegovih odrih zvrstilo več kot 2.400 govorcev.

Toda današnjega Weekenda ne pojasnijo zgolj številke. Njegovo bistvo je bilo mogoče prepoznati že decembra 2016, ko se je Nina Praprotnik za Kongres Magazine pogovarjala s Tomom Ricovom, ustanoviteljem festivala in agencije Pepermint.

Weekend se je takrat pripravljal na deseto izvedbo. Ricov je govoril o glasbi, prizoriščih, organizacijski ekipi in prihodnosti dogodkov. Ko njegove odgovore beremo danes, ne delujejo kot pogled v preteklost. Bolj spominjajo na načrt, po katerem se je festival razvijal naslednjih deset let.

Kako ste se začeli ukvarjati z organizacijo dogodkov?

Tomo Ricov, 2016: Zame je bil to naraven razvoj. Že kot najstnik sem se zaljubil v glasbo, ki je še danes moja največja strast. Več kot trideset let sem delal kot DJ v klubih, kot so Kulušić, Gjuro, Tvornica in Pepermint. Sodeloval sem tudi pri nastanku številnih prepoznavnih klubskih programov. Prehod v organizacijo dogodkov je bil zato logičen naslednji korak.

Desetletje pozneje

Ricov v svet dogodkov ni vstopil skozi kongresne dvorane, temveč skozi glasbo, radio in klubsko kulturo. To je pomembno, ker pojasnjuje način, na katerega Weekend še danes gradi svojo izkušnjo. Festival programa ne razume kot zaporedje predavanj, temveč kot dramaturgijo. Vsak del dneva ima svoj tempo, večerni program pa ni dodatek po koncu resnega dela. Je nadaljevanje festivala z drugimi sredstvi. Weekend zato ni konferenca, ki so ji dodali zabavo. Je festival, ki vsebino jemlje resno.

Tri sestavine uspešnega dogodka

Kakšen je po vašem mnenju uspešen dogodek? Kakšen je vaš recept za ustvarjalen in uspešen dogodek?

Tomo Ricov, 2016: Uspešen dogodek sestavljajo tri stvari: dobra ideja, odlična organizacija in dobra glasba, ki ustvari pravo vzdušje.

Desetletje pozneje

Formula se zdi preprosta, vendar jo je težko uresničiti. Številni dogodki obvladajo enega ali dva od teh elementov, le redki pa jih povežejo v prepričljivo celoto. Dobra vsebina brez vzdušja hitro postane konferenca, ki jo udeleženci spoštujejo, vendar je ne pogrešajo. Zabava brez vsebinskega jedra ustvari prijeten večer, ne pa dogodka z dolgoročnim vplivom. Tudi najboljša zamisel brez natančne izvedbe ostane le obljuba.
Weekend je prepoznavnost zgradil prav na ravnotežju med vsebino in doživetjem. Program pritegne udeležence, organizacija jim omogoči, da se prepustijo dogodku, glasba in druženje pa ustvarita spomine, ki trajajo dlje od posameznega predavanja.

Dogodek živi pred izvedbo in po njej

Kaj se je od vaših začetkov najbolj spremenilo pri organizaciji dogodkov?

Dogodki so postali večji in boljši. Za povprečne dogodke ni več prostora.

Tomo Ricov, 2016: Spremenilo se je veliko. Dogodek ima danes življenje pred izvedbo in po njej. Obstaja na več ravneh, na družbenih omrežjih in na prizorišču. Na začetku je bil takšen način dela velik izziv, danes pa je postal edini mogoč. Dogodki so postali večji in boljši. Za povprečne dogodke ni več prostora.

Desetletje pozneje

Ricovova ugotovitev je bila za leto 2016 precej daljnovidna. Takrat so številni organizatorji digitalne kanale še vedno razumeli predvsem kot orodje za prodajo vstopnic. Danes vemo, da uspešen dogodek potrebuje skupnost, ki nastaja pred prihodom na prizorišče in ostane povezana tudi po odhodu domov.

Weekend je prostor med posameznimi izvedbami zapolnil z napovedmi, zgodbami govorcev, aktualnimi temami in komunikacijo z različnimi strokovnimi skupnostmi. Septembrsko srečanje v Rovinju je ostalo vrhunec, vendar ni več edina točka stika z občinstvom. Tudi na prizorišču se fizična in digitalna izkušnja prepletata. Aplikacija My.Weekend udeležencem omogoča sestavljanje osebnega programa, povezovanje z govorci, dogovarjanje za srečanja in sodelovanje v razpravah. Festival tako ni več ena izkušnja za vse, temveč na tisoče osebnih Weekendov, ki potekajo sočasno.

Kaj je največji izziv pri organizaciji Weekend Media Festivala?

Tomo Ricov, 2016: Weekend je naš največji dogodek in srečanje celotne regionalne komunikacijske industrije. Največji izziv je ostati svež, udeležencem vsakič ponuditi nekaj novega in biti boljši kot leto prej. Najhuje je postati dolgočasen in že viden.

Desetletje pozneje

To je osrednji paradoks vsakega uspešnega dogodka. Občinstvo se vrača zaradi elementov, ki jih pozna, vendar želi biti hkrati presenečeno. Preveč sprememb lahko oslabi identiteto festivala, premalo sprememb pa ga spremeni v ponavljanje samega sebe. Weekend je odgovor našel v širjenju svojega ekosistema. Namesto da bi vse nove teme vključil v en sam nepregleden program, je začel razvijati specializirane festivalske vertikale. Osrednjemu Weekendu so se pridružile platforme, namenjene človeškim virom, tehnologiji, financam, energetiki, naložbam, zdravstvu in izobraževanju.

To ni zgolj rast zaradi rasti. Meje med panogami se brišejo. Mediji so povezani s tehnologijo, tehnologija z naložbami, delovna kultura z vodenjem, energetika pa s poslovnimi modeli in političnimi odločitvami. Weekend je postal večji, ker je postal kompleksnejši tudi svet, ki ga želi pojasniti. Ključna odločitev je bila, da nove vsebine dobijo lasten prostor, občinstvo in strokovno težo, hkrati pa ostanejo del skupnega festivalskega doživetja.

Rovinj ni kulisa

Kako je Weekend Media Festival vplival na Rovinj in Hrvaško kot turistično destinacijo?

Tomo Ricov, 2016: Njegov vpliv na Rovinj je velik. Weekend Media Festival je bil eden izmed dogodkov, ki so mestu pomagali postati vodilna kongresna destinacija na Hrvaškem.

Kako lahko prizorišče prispeva k uspehu dogodka?

Tomo Ricov, 2016: Weekend je odličen primer. Najprej je tu Rovinj, mesto, ki ga ljudje radi obiščejo, zlasti ob koncu septembra, ko lahko ujamemo zadnje dni poletja. Nato je tu stara Tobačna tovarna. Dogodka nismo želeli organizirati v običajnem hotelu. Želeli smo drugačno prizorišče, ki bi festivalu dalo lasten pečat.

Desetletje pozneje

Izbira Rovinja in stare Tobačne tovarne je morda najboljši primer, kako zgodaj je Weekend razumel sodobno logiko destinacijskih dogodkov. Ljudje si programa ne zapomnijo ločeno od prostora, v katerem so ga doživeli. Vsebina, arhitektura, mesto, letni čas in družabno življenje se združijo v enoten spomin. Če bi Weekend potekal v običajnem konferenčnem centru, bi bil lahko še vedno vsebinsko močan dogodek. Težko pa bi bil isti festival. Industrijski značaj nekdanje tovarne mu daje svobodo, ki jo klasične hotelske dvorane le redko omogočajo. Rovinj ob koncu septembra pa ustvari občutek podaljšanega poletja, zaradi katerega se poslovni del skoraj neopazno prelije v družabnega.

Uradna predstavitev festivala danes poudarja, da Rovinj ni zgolj njegovo ozadje, temveč del dogodka. Srečanja se nadaljujejo na ulicah, terasah, ob morju in v hotelih.

Mreženje ni omejeno na uradne termine, saj se dogaja povsod, kjer se srečajo udeleženci. Mesto zato ni embalaža festivala. Je del njegove vsebine. Weekend je postal destinacijski dogodek, pri katerem bi sprememba kraja pomenila tudi spremembo identitete.

Kakšna je formula za uspeh Weekend Media Festivala?

Tomo Ricov, 2016: Največja prednost Weekenda je, da je naša ekipa enaka kot prvo leto. Vsi poznamo svoje naloge in imamo radi to, kar ustvarjamo.

Desetletje pozneje

Veliki dogodki se radi predstavljajo s številom udeležencev, govorcev, odrov in programskih ur. Redkeje govorimo o infrastrukturi, ki je ni mogoče videti na festivalskem zemljevidu: o zaupanju znotraj ekipe. Stabilna ekipa ne pomeni le učinkovitejše organizacije. Pomeni skupen spomin, jasne standarde in sposobnost hitrega odločanja, ko stvari ne potekajo po načrtu. Predvsem pa omogoča eksperimentiranje. Ekipa, ki dobro pozna osnovni format, lažje dodaja nove vsebine in sprejema tveganja, ne da bi izgubila nadzor nad celoto. Weekend se je lahko širil, ker je njegovo organizacijsko jedro ostalo dovolj trdno.

Pogled v prihodnost

Kakšna prihodnost čaka organizatorje dogodkov v tem delu Evrope?

Tomo Ricov, 2016: Počakati bomo morali in videti. Toda nekaj je jasno: za povprečne dogodke ni več prostora. Ljudje si želijo in zaslužijo več.

Kje ste takrat videli prihodnost Weekend Media Festivala?

Tomo Ricov, 2016: Leta 2017 bomo praznovali deseto izvedbo, kar bo za našo ekipo velik izziv. Želimo predstaviti najboljše iz prvega desetletja, hkrati pa udeležencem ponuditi nove trende, odličen prostor za mreženje in dobro zabavo. Na dogodku delamo vse leto, saj le tako lahko ohranimo njegovo kakovost.

Desetletje pozneje

Napoved se je uresničila, vendar v večjem merilu, kot si je bilo takrat mogoče predstavljati. Weekend ni opustil svoje prvotne formule. Razširil jo je. Postal je programsko kompleksnejši in tehnološko naprednejši, toda še vedno temelji na isti ideji: najboljši dogodki povežejo znanje, ljudi, prostor in vzdušje v celoto, ki je ni mogoče nadomestiti z ogledom posnetka ali branjem povzetka. Njegov razvoj ni posledica enega prelomnega trenutka. Je rezultat doslednega ponavljanja nekaj pravil: vsako leto poiskati novo vsebino, ohraniti značaj prizorišča, povezati delo z druženjem in nikoli domnevati, da bo občinstvo zadovoljno samo zato, ker je bilo zadovoljno leto prej. Stavek, da za povprečne dogodke ni več prostora, tako ni ostal le učinkovit naslov intervjuja. Postal je organizacijsko načelo festivala.

Najboljši dogodki povežejo znanje, ljudi, prostor in vzdušje v celoto, ki je ni mogoče nadomestiti z ogledom posnetka ali branjem povzetka.

Kako bi svoje delo opisali z manj kot petdesetimi besedami?

Zmorem z dvema: veselo in vedno novo.

Kateri trenutki so se vam najbolj vtisnili v spomin?

Veliko jih je, toda med najlepšimi je zagotovo prihod nekaterih mojih glasbenih idolov na naše dogodke.

Kakšni sodelavci vas najbolj navdihujejo?

Moja agencija in moja ekipa. Našli smo pravo razmerje med delom in zabavo, poleg tega smo dolgoletni prijatelji.

Kaj svetujete vsem, ki delajo pri festivalih in drugih dogodkih?

Vedno vse preverite dvakrat.

Ricov je imel prav

Ko danes ponovno beremo pogovor iz leta 2016, je jasno, da Ricov ni poskušal napovedovati prihodnosti. Govoril je o osnovah, ki se ne spreminjajo tako hitro kot tehnologija, formati in komunikacijski kanali.

Ljudje na dogodke ne prihajajo več samo po informacije. Prihajajo zaradi srečanj, energije, občutka pripadnosti in zgodb, pri katerih želijo sodelovati.

Prihajajo zaradi nečesa, česar ni mogoče doživeti na daljavo. Weekend je takšen, kot je, ker je to razumel dovolj zgodaj. Zrasel je, vendar ni izgubil svoje osebnosti. Postal je večji in vsebinsko širši, vendar še vedno nosi prepoznaven podpis glasbe, druženja, drznih tem in Rovinja ob koncu poletja.

In ker se je skoraj dve desetletji držal preprostega pravila: Za povprečne dogodke ni prostora. Ljudje si želijo in zaslužijo najboljše.

Izvorni intervju si lahko preberete na naslednji povezavi.