Samo tisti, ki dogodke organiziramo, vemo kako neusmiljeno je Paretovo pravilo organizacije dogodkov, ki ga sam rad strnem v dve pravili:
1. Dogodek je 80 % komunikacija in 20 % izvedbena logistika ali event management.
2. V 20 % programa dogodka je potrebno vložiti 80% časa za pripravo ali za dve uri programa potrebujemo min. 8 ur priprav, itd.
Verjamem, da bi kolegi to preprosto logiko še precej nadgradili in pokomentirali. Dejstvo pa je, da vrhunskega dogodka ni mogoče organizirati brez vrhunskega arhitekta dogodka.
Ja prav berete, arhitekte dogodkov poznamo zadnjih nekaj let, že od nekdaj pa je trg znal ločiti vrhunske strokovnjake za dogodke od samoklicanih organizatorjev.
Slednjih kar mrgoli, saj se na organizacijo dogodkov praviloma spoznajo vsi; podobno kot v nogometu, ne manjka selektorjev in kvazi strokovnjakov.
Arhitekte dogodkov pogrešamo šele, ko gre kaj narobe. Ko nam propade dogodek, to ni le ekonomski problem, ampak predvsem problem vašega ugleda. Pomislite na zdaj že šolski primer globalnega event flopa Fyre Festival.
Res je, da se organizacije dogodkov največkrat lotimo na koncu, torej pri logistiki, organizaciji prostora, gostinstvu, tehnični podpori in funkcionalni zasnovi. Pa vendar stvari niso tako preproste.
Dogodek je strateško orodje marketinga, ali pa vrhunec našega profesionalnega življenja. Dogodek je odraz naših vizij, življenskega sloga. Spodbujati mora pogovor, izmenjavo znanja, osebne stike. Vse to lahko v rokah spretnega arhitekta dogodkov zaživi in oživi. Če na dogodkiu sodelujemo s profesionalnim arhitektom dogodkov, je to garancija za pozitiven rezultat. Vse to lahko na lastnih primerih dokažem tudi statistično.
Razvite destinacije loči od manj razvitih tudi zavedanje pomena arhitekture dogodkov. Zato vzpodbujajo izobraževalne programe in profesionalizacijo. Lep primer je nemška fakulteta Karlshochschule International University s specializiranimi programi za event management. Njihovi kadri se zaposlujejo v vrhunskih nemških experience marketing in event agencijah.
Če dogodke ustvarja ulica, se morda sem ter tja zgodi tudi kakšen čudež, in kljub vsem zgodbam o novih časih, vrednote na področju organizacije dogodkov ostajajo iste. Za dobro arhitekturo dogodkov ni predpisanih receptov. Obstajajo pa logični okvirji in strukture, ki olajšajo delo. Vsak dogodek se snuje na novo in od začetka, saj so cilji in namen dogodka vedno drugi. Rezultat je običajno kompromis med želenim in možnim. Arhitekt dogodkov se vedno srečuje z omejitvami. Te so prostorske, tehnične, vsebinske in največkrat finančne. Kako bo zasnoval dogodek, je stvar njegove kreativnosti in razumevanja naročnika.
Karlshochschule International University
Najboljši dogodki bodo vedno ostali tisti, ki jih začutimo s srcem. In srce za zdaj ne poganjajo algoritmi.
Ko smo pred desetletjem zasnovali metodologijo Power to the Meetings, smo se zavedali, da ustvarjamo okolje in orodje za novo generacijo dogodkov. Vedno več naročnikov jo uporablja v praksi, ali pa ji sledi v posameznih fazah. Nagrajeni so z navdušenimi in zadovoljnimi udeleženci. Veseli smo, kadar kolegi metodologijo uporabijo v praksi in z veseljem jim pomagamo z dodatnimi nasveti. Ko razumejo arhitekturo dogodkov, začnejo uživati v njeni dodani vrednosti in postanejo naši zvesti sledilci.
In tu se pojavi novo orodje – umetna inteligenca
V zadnjem času veliko govorimo o digitalizaciji in avtomatizaciji, a umetna inteligenca obeta nekaj več obljublja nam drugačno prihodnost dogodkov. Ne gre za to, da bi zamenjala človeka, temveč da arhitektom dogodkov odpre nova obzorja. V najboljši obliki postane AI naš zanesljiv asistent, raziskovalec, generator idej, celo scenarist. Pomaga nam razumeti udeležence, predvidevati njihove potrebe in izkušnje personalizirati na način, ki je bil še včeraj znanstvena fantastika.
Arhitekt dogodkov prihodnosti bo tisti, ki bo znal AI uporabljati kot ustvarjalno orodje, ne kot rešitev.
Vendar umetna inteligenca sama po sebi ne ustvarja dobrega dogodka. Lahko izriše načrt, analizira podatke, predlaga govorce, a tisto kar naredi dogodek velik, je človeški dotik, empatija, razumevanje prostora, ljudi in ciljev. Arhitekt dogodkov prihodnosti bo tisti, ki bo znal AI uporabljati kot ustvarjalno orodje, ne kot rešitev.
Meetings Architect – izraz je v javnosti prvi predstavil Maarten Vanneste v prvi izdaji knjige Meetings Architecture, ki je izšla leta 2008. Knjiga ni bila zgolj priročnik, temveč manifest novega pogleda na načrtovanje srečanj. Vanneste je s tem postavil temelje miselnosti, da sestanki, konference in dogodki niso le skupek govorcev, catering ponudbe in tehničnih rešitev, temveč kompleksni sistemi z jasnimi cilji, psihološkim vplivom in strateškim pomenom.
V osrčju njegove filozofije je prepričanje, da morajo imeti dogodki namensko zasnovo, podprto z znanostjo. Cilji srečanja so lahko različni: izobraževalni, motivacijski, povezovalni, prodajni. Arhitekt srečanj mora te cilje razumeti in jih prevesti v strukturo dogodka, v orodja in tehnike, ki bodo cilje učinkovito dosegli.
Arhitekt ni isto kot organizator
Če je organizator tisti, ki zna dogodek izvesti, je arhitekt tisti, ki zna dogodek zasnovati. Gre za drugačen način razmišljanja bolj strateški, bolj holističen, bolj vpet v razumevanje vedenjske psihologije, izobraževalnih metod, interaktivnosti in oblikovanja izkušenj.
In zakaj arhitekte potrebujemo danes bolj kot kdajkoli prej?
Zato, ker so dogodki postali dražji, kompleksnejši in predvsem bolj pod drobnogledom. Vsak evro, vložen v dogodek, mora imeti povratno vrednost v znanju, povezanosti, zadovoljstvu, prodaji. Vse pogosteje se naročniki sprašujejo: Kaj bomo s tem dogodkom dosegli? In odgovor ni več: »da bomo prisotni«. Odgovor mora biti merljiv. Arhitekt dogodkov zna definirati te cilje in zasnovati dogodek, da jih tudi doseže.
In če se bo umetna inteligenca nekoč naučila razmišljati kot arhitekt srečanj, bomo verjetno znova postavili nov mejnik v razvoju dogodkov. A do takrat bo srce arhitekture dogodkov še vedno človeško.
Avtor: Gorazd Čad
