Management predavateljev

Dogodek je vse, kar občinstvo čuti, vidi in sliši. Organizatorji si želimo, da se v govorca vživijo in reagirajo na njegova čustva in občutke. Če je govorec sproščen, nasmejan, bo takšno tudi občinstvo. Izjemno je pomemben njegov glas in energija. Zato pazite, da predavatelja ne izberete na pamet, temveč na osnovi referenc, natančnega preverjanja in poslušanja v živo. V tem poglavju razkrivamo nekaj skrivnosti učinkovite priprave predavateljev.

Uspešnost dogodka je v veliki meri odvisna od kombinacije štirih elementov. Najpomembnejši so udeleženci, od njih je odvisen način dela in izbira predavateljev. Sledi poznavanje predavatelja, njegovih prednosti, pomanjkljivosti in njegove samozavesti na odru. Naslednje je poznavanje vsebine, ali je predavatelj na tem področju suveren, ali gre res za strokovnjaka z dovolj tehničnega, strokovnega znanja. Ali dobro obvlada jezik, ki je uradni jezik dogodka? Če je predavatelj za uspeh dogodka zelo pomemben in se bo bolje znašel v svojem materinem jeziku, je vredno pretehtati opcijo simultanega ali konsekutivnega tolmačenja. Pomemben pa je tudi proces, oziroma priprava na dogodek. Trditev, da je priprava pol uspeha, ni pretirana. V naši praksi se je pokazalo pravilo, ki mu preprosto pravimo 1:16, kar pomeni, da moramo v uro konferenčnega programa vložiti vsaj 16 ur priprav. Več o tem pa v nadaljevanju.

Najpomembnejši je prvi korak. V dolgoletni praksi smo preizkusili številna orodja in tehnike za pripravo predavateljev. V preteklosti so bila najbolj pogosta navodila za predavatelje na znanstvenih konferencah. Z današanje perspektive so relativno dobro opravljala svoje delo in zelo natančno usmerjala govorce h kakovostni pripravi na dogodek.

Z razvojem izkustvenega marketinga in večjim fokusom na udeležencih, pa je ta del organizacije dogodkov postal resnično pomemben in mu pogosto posvečamo premalo pozornosti. Ključni korak pri tem je priprava jasnih in razumljivih navodil za predavatelje. Sami že nekaj let prisegamo na koncept TEDx, čeprav obstaja tudi veliko drugih možnosti in navodil glede na namen dogodka. TEDx je pravila izpopolnil do perfekcije in resnično dajejo dobre rezultate. Njihov koncept, ki je sestavljen iz šestih korakov, smo za potrebe naših dogodkov nekoliko prilagodili in danes tvori ogrodje navodil, ki jih pripravljamo za naše dogodke.

Format dogodka ali po Tedx-u »Get familiar with the form«

V tem delu natančno opredelimo vse formate, ki jih bodo izkusili udeleženci in predavatelji. Navodila definirajo dolžino prezentacij, čas za diskusijo, jezik in kratek opis ciljev, ki jih želimo doseči na dogodku. Predavateljem damo tudi jasna priporočila glede uporabe posameznega formata.

Idejna zasnova ali po Tedx-u »Develop an Idea«

Koncept prezentacije je strnjena definicija izkušenj, novosti in vrednot predavatelja. Posebej koristno je, da zaprosite predavatelja naj svojo idejo zapiše v dveh stavkih. Na ta način boste preverili ali je ideja relevantna za vaše udeležence. V proces vključimo tudi moderatorja, ki se osebno poveže s predavateljem.

Kreativni brif ali po Tedx-u »Make and outline and script«

Za ta namen uporabljamo poseben obrazec, ki omogoča tudi profesionalno izdelavo prezentacije. Pogosto gre skozi proces usklajevanj, razvijanja in končnega konsenza. Redakcija naj bi se čimbolj približala željam in pričakovanjem ciljne publike. Primer si lahko pogledate na koncu poglavja.

Izdelava prezentacije ali po Tedx-u »Create slides«

Je strokovno zahtevno delo, ki ga je najbolje prepustiti profesionalnim oblikovalcem. Žal je pogosto obratno in zaradi tega prihaja do res slabih prezentacij. Manj je več, zato priporočamo, da je bolje manj informacij kot preveč.

Vaje ali po Tedx-u »Rehearse«

Dobro je, da vašo prezentacijo temeljito preizkusite na testni publiki. Priporočljivo je da, prezentacijo predavatelj ponovi vsaj 6-krat in to v različnih okoljih vse do trenutka, ko stoji na generalki pred testno publiko samozavestno in sproščeno in je osredotočen na prezentacijo.

Predavatelj je tvoj najboljši prijatelj

Navodil za uspešen nastop predavatelja je res veliko. Nekaj najpomembnejših pa smo povezali v tematske sklope, ki vam lahko služijo kot del navodil, ki jih boste posredovali predavateljem na vašem naslednjem dogodku. Vsekakor pa ničesar ne prepustite naključju. Priporočljivo je, da se organizator, še bolje pa moderator, poveže (preko video klica) s predavatelji že v času priprave na dogodek. Občutek povezanosti med glavnimi akterji pomembno vpliva na končni rezultat dogodka.

Oblikovanje prezentacije

1. Slika (fotografija) pove več kot tisoč besed. Z uporabo slike ali grafike lahko dejansko na najenostavnejši način predstavimo kompleksno zamisel ali proces.
2. Manj je več – ena slika, ena misel. Izogibati se je potrebno prenatrpanemu oblikovanju. Standard je šest besed na slide, izogibajte se bullet pointsom.
3. Uporabljajte standardne črke visoke ločljivosti (minimalna velikost črk naj bo 32). Uporabljajte le standardno pisavo. Izogibajte se nestandardni pisavi ali pisavi specifični za vaš jezik. Standard so Ariel, Helvetica ali Verdana.
4. Priporočlljiva je predstavitev za 16:9 zaslon, takšna je večina sodobnih projekcij, ki je najbližja naravni sliki kot jo vidi človek.
5. Zelo pomembne so barve in barvne kombinacije. Barvna lestvica naj bo omejena na dve do tri barve.

Ekstra priporočilo: Za oblikovanje angažirajte profesionalnega dizajnerja.

Vsebina prezentacije

1. Omejiti se je potrebno na bistvo in se ves čas držati osrednje teme. S tem boste preprečili, da publika pozornost preusmeri drugam, največkrat na svoje mobilne telefone.
2. Drobna presenečenja je pametno vključiti v prezentacijo. Predstavljajo jih osupljivi podatki, zanimive primerjave, citati in navedbe.
3. Prodaja na odru je načeloma strogo prepovedana, razen če gre za interno prodajno konferenco podjetja.
4. Politika, religija in lažne novice ne sodijo na oder. Predavatelji naj se izogibajo fundamentalizmu, saj je oder prostor strpnosti in tolerance.
5. Zaključek in povzetek sta izjemno pomembna, saj gre za zadnji vtis, ki ga udeleženci odnesejo domov. Zato mu je potrebno posvetiti dovolj pozornosti.

Verbalna prezentacija

1. Predavatelj naj obvlada pravilno dihanje (vedno vdih skozi nos in govor z izdihom). Bolj izkušeni predavatelji prisegajo na dihanje s prepono.
2. Predavatelj naj menja hitrost govora, poudarja besede in dela ustrezne premore.
3. Besedilo naj bo kratko in razumljivo, brez predolgih stavkov.
4. Izogibati se je potrebno žargonu, tujkam, in strokovnim besedam, ki jih občinstvo ne razume ali pa poskrbeti za razlago.
5. Paziti je potrebno, da se ne izgubi rdeča nit.

Neverbalna prezentacija

1. Govorica telesa naj bo sproščena, predavatelj nasmejan in naraven, kar gre skupaj z dobrim počutjem in samozavestjo.
2. Obraz je najbolj izrazit del obraza, ki pokaže marsikaj. Če je naš obraz mrk, bo tudi publika nesproščena in morda celo prestrašena.
3. Očesni stik s publiko je nujen za uspešno predstavitev, saj gradi zaupanje. Znano pravilo pa je, da najprej vzpostavimo stik s prijaznimi obrazi.
4. Drža zmagovalca je za predavatelja izjemno pomembna. Pri pokončni drži z dvignjeno glavo publika začuti, da gre za osebo, ki se zaveda svojih kvalitet.
5. Prostorsko obnašanje je izjemno pomembno. Predavatelj se mora znati premikati po prostoru, obvladati oder in se počutiti svobodnega.

Eden boljših učiteljev tehnik nastopanja na odru, ki je o tem predaval tudi na konferenci Conventa Crossover, je David Beckett.

Tehnična navodila 

1. 16:9 je nabolj naraven frame ratio (screen ratio 1280 x 720 pixels). Če je možno, se izogibajte starega formata 4:3 (screen ratio 800 x 600 pixels).
2. Fotografije in video posnetke shranite tudi posebej na spominsko kartico USB, da bi v primeru težav pri prezentaciji lahko ponovno vstavili izvorne fotografije.
3. Sprejemljivi video formati so AVI, WMV, MPG ali MOV.
4. Uporabniki Mac (Apple) morajo svojo prezentacijo prenesti v PDF format.
5. Formatirajte prezentacije na enoten in logičen način.

Pravna navodila (avtorske malenkosti, ki jih velja vključiti v dokument)

1. Organizator si pridružuje pravico do avdio, video in foto dokumentiranja dogodka.
2. Gradiva so last organizatorja. Udeleženci in predavatelji se strinjajo s časovno
neomejeno objavo gradiva za promocijske namene. Udeleženci in predavatelji, ki tega ne želijo, morajo to pred konferenco sporočiti organizatorju.
3. Vse moralne avtorske pravice predavanja pripadajo avtorju. Materialne avtorske pravice reproduciranja in distribuiranja pa predavatelj brezplačno, enkrat za vselej, za vse primere, prenese na organizatorje.

Dejstvo je, da mora dober govornik znati gladko in tekoče govoriti (v jeziku, ki je uradni jezik dogodka). V pomoč naj bo nekaj časovnih priporočil za lažjo pripravo prezentacije.

Izračun časa za krajšo predstavitev s štirimi tematskimi sklopi

TECHNIČNE ILUSTRACIJE

1. Velikost pisave glede na projektor z resolucijo 1280 x 720
verdana 16

verdana 24

verdana 48

verdana 60

verdana 96

2.Priporočljiva velikost fontov glede na oddaljenost udeležencev

– Do 10 m: 3 cm
– Do 20 m: 6 cm
– Do 40 m: 12 cm
– Do 80 m: 24 cm

3. Once you go black, you never go back

– Črna je super za ozadje slidov
– Bela je super za tisk

4. Pravilo tretjin
– Kompozicija

Zaključil je sledeče:

-7 % pomena sporočila je v izgovorjenih besedah
-38 % pomena sporočila je odvisno od tega, na kakšen način so besede izgovorjene
-55 % pomena je predanega z obrazno in telesno mimiko (body language)

Ta teorija je bila kasneje sicer precej kritizirana, vendar je dejstvo, da je neverbalna komunikacija izjemno pomembna. Mehrabian je prvine neverbalnega komuniciranja razdelil v naslednje kategorije:

– Zunanji izgled: Kako smo oblečeni, kako izgledamo in kako smo fizično privlačni
– Osebni prostor: Kulturno pogojen prostor, ki posamezniku daje svobodo in udobje in katerega kršenje je za posameznika vdor v zasebnost
– Obrazna mimika: Izražanje čustev in stališč skozi obraz
– Kretnje in telesna drža: Izražajo posameznikov miselni proces ter usmerjajo in nadzirajo komunikacijo
– Telesni stik ali dotik: Pomeni medsebojni dotik med udeleženci in fizično povezavo
– Očesni stik: Nadzoruje in usmerja odnos med predavateljem in poslušalcem ter je prav tako kot osebni prostor kulturno pogojen
– Govor: V ta del sodijo vsi neverbalni znaki povezani z jezikom. Sem sodijo intonacija, hitrost govora, poudarki, jakost govorjenja.

*Mehrabian, Albert: Silent Messages: Implicit Communication of Emotions and Attitudes. Belmont, Canada