V svoji knjigi Power to the meetings sem zapisal takole: “Ko te organizacija dogodkov osrečuje, potem se zgodi energija, ki je kot živo srebro. Smo kot igralci v gledališču, objemi, poljubi in srečanja niso narejena, ne moreš se pretvarjati, v organizacijo se moraš spustiti, se predati in potem postane fino. Vedno znova iščemo odrsko kemijo. To udeleženci začutijo, privlači jih vonj dogodkov, vonj ljudi okoli sebe in človeška bližina. Vedno zmagajo poštene in pogumne zgodbe. Polnokrvni oranizator dogodkov govori z dušo in telesom. Na kongresnem odru pusti svoje srce in telo.”
Organizacija dogodkov je ljubezen na prvi pogled. Ker gre za tako kompleksno področje, se zdi kar malce predrzno, da si upamo definirati in igrati s takšnimi občutki.
V vlogi udeležencev dogodka običajno ocenjujemo uspešnost skozi dva medsebojno povezana vidika. Tehnična kakovost vključuje zadovoljstvo z vsebino, tehnično izvedbo in logistiko dogodka, kar je nujen pogoj za dogodek s srečnimi udeleženci. Funkcionalna kakovost je subjektivna in je povezana z občutki. Zelo težko jo natančno izmerimo, saj je določena predvsem s psihološkimi, čustvenimi zaznavami in zaupanjem.
V praksi je lahko odlična tehnična kakovost izničena z zelo slabo funkcionalno in obratno. Ustvarjanje sreče, oziroma zadovoljnih udeležencev je proces, ki se nikoli ne neha. V tem smislu je organizacija dogodkov podobna vrhunskemu športu.
Zato se zdi skoraj neverjetno, da še vedno preživimo ogromno časa na dolgočasnih dogodkih. Na to temo je znanih več raziskav, ki potrjujejo, da preveč časa zapravimo za
nepotrebne sestanke, dolgočasna družabna srečanja ali nezanimive konference.
Študija podjetja Microsoft je pokazala, da povprečen zaposleni na teden preživi 10 ur na sestankih, pri čemer je vsaj 50 % teh neproduktivnih ali nepotrebnih. To pomeni, da 5 ur na teden zapravimo na dolgočasnih ali odvečnih sestankih. Po podatkih Verizona 91 % ljudi med sestanki in dogodki sanjari, 39 % pa jih je celo zaspalo.
Anketa podjetja Eventbrite je pokazala, da je 41 % udeležencev poslovnih dogodkov menilo, da je bil vsaj del dogodka izguba časa. Po raziskavi podjetja OnePoll povprečna oseba preživi več kot 2 uri na teden v družabnih situacijah, ki jih dojema kot dolgočasne.
Razlogov za dolgočasne dogodke je veliko, vsekakor pa je eden od razlogov tudi radikalno krajšanje časa pozornosti. Ta je po mojih izkušnjah le še kakšnih 10 do 20 minut ali za eno Tedx predavanje. Potem pa si moramo organizatorji znati izmisliti kaj novega in originalnega.
Two Pizza Rule
Karkoli si že mislite o Jeffu Bezosu, se zdi kar na mestu njegovo »Two Pizza Rule«. Gre za preprosto pravilo vezano na velikost skupine, ki lahko sprejema odločitve. Manjša skupina pomeni večjo vključenost, kjer se nihče ne more skriti za skupino in izogniti odgovornosti. Po njegovem je učinkovit sestanek takšen, ki ga nahranita dve pici, torej z največ 6 do 8 udeleženci.
V prevodu to pomeni, da moramo organizatorji dogodkov dobro poskrbeti za moderiranje dogodkov in njihovo pametno konceptualno zasnovo. Predvsem pa moramo poskrbeti za res dobro zamišljene formate dogodka.
Zdi se, da je zapisano še vedno zelo aktualno, le pri uporabi nismo najbolj spretni.
Namesto pametnih nasvetov pa današnji članek zaključujem z mislijo Dana Podjeda, ki je za spodnjo izjavo leta 2022 prejel nagrado Bob leta, ki jo podeljuje časnik Večer. Njegova izjava, ki mu je prinesla zmago, je: “Imamo cel kup gurujev sreče, ki nas prepričujejo, da nismo dovolj srečni in da se moramo potruditi, da bomo bolj. A mislim, da bomo najbolj srečni takrat, ko se bomo nehali truditi biti srečni in ko bomo namenili pozornost drugemu.”
P.S. Organizatorji dogodkov imamo ključno vlogo pri oblikovanju izkušenj udeležencev. Dolgočasen dogodek ni le neprijetna izkušnja za udeležence, ampak lahko tudi škodi ugledu blagovne znamke. Zato je organizacija dogodkov profesija, ki jo ne glede na splošno prepričanje ne obvlada vsak. Profesionalni organizator dogodkov poskrbi, da je dogodek dobro načrtovan, dinamičen in brezhibno izveden. Bi načrtovanje vaše sanjske hiše zaupali vašemu znancu ali raje profesionalnemu arhitektu in gradbeniku?
Članek je napisal Gorazd Čad, odgovorni urednik revije Kongres
