Prvi vtis je področje, ki mu tudi v industriji srečanj posvečamo veliko pozornosti. Legendarni elevator pitch je z nami že dolgo, nasvetov za dober prvi vtis na dogodku ne zmanjka. Če boste v Google zapisali first impression events, boste dobili 196 miljonov zadetkov. Če gre verjeti raziskovalcem s Princetona, si mnenje (ali vtis) o nekom ali nečem ustvarimo v manj kot desetinki sekunde. Ta neverjetna sposobnost naših možganov je evolucijsko gledano omogočila naš obstoj, saj smo lahko v trenutku presodili, kdo je naš sovražnik, kdo prijatelj in kdo potencialni partner, ter se temu primerno odzvali.
Pološčenost CV-jev in njihova visokoleteča generična retorika, se ne more primerjati z dolgočasnim primopredajnim zapisnikom ob menjavi službe.
Kakorkoli obračamo, je prvemu vtisu na spletu posvečenega ogromno prostora. Tema je na široko obdelana z vseh vidikov. V politiki smo vajeni, da nas politiki s sladkimi besedami prepričujejo na volitvah. Grenko razočaranje ponavadi sledi že po 100 dneh pregovorno dogovorjenega političnega miru. Vsi, ki smo bili kadarkoli na strani delodajalcev se s podobnim izzivom srečamo pri zaposlovanju. Prvi vtis je skoraj praviloma izjemen, pološčen, fizičen in vse prevečkrat zelo površen. Pomislite kakšen pa je lahko zadnji vtis. Pogosto ugotovimo, da je bil zmoten in da smo na podlagi prvega vtisa sprejeli veliko napačnih odločitev. Pološčenost CV-jev in njihova visokoleteča generična retorika, se ne more primerjati z dolgočasnim primopredajnim zapisnikom ob menjavi službe. Dejansko pa ta o sodelavcu pove precej več kot uvodni CV na steroidih.
Fenomen prvega vtisa je v industriji srečanj vseprisoten in neustavljiv. Zadnji vtis takšne pozornosti ni deležen. Verjamem pa, da bi to področje zahtevalo precej več pozornosti. Dejstvo je, da moramo biti organizatorji dogodkov v vrhunski formi – mentalno in strokovno. Dober si le toliko, kot je dober tvoj zadnji dogodek. Vse ostalo je zgodovina, na katero lahko takoj pozabiš. Če vam dogodek spodleti, naročnika jutri ne bo več. Kot bi gledal dirko, ki se nikoli ne konča.
Konec pa je pravzaprav novi začetek. Vse, kar vložiš v odnos z udeleženci, se ti povrne, četudi ne v aktualnem projektu, enkrat zagotovo. Problem je, da se to pokaže na dolgi rok, da gre dejansko za maraton, kakovost odnosa te zadane z zamikom. Prvi vtis na dogodku je hipen, zadnji vtis odmeva, sporoča na dolgi rok.
Osebno razmišljam zelo preprosto. Organizacija dogodkov je enostavno vse, kar imam, vse, kar počnem, in vse, kar želim početi. Nekateri živimo zato, da delamo, drugi pa delajo zato, da živijo. Sam želim ustvarjati dogodke z jasnim odgovorom zakaj. Dogodke, ki bodo sprožili spremembo in bodo odmevali zaradi izjemnega zadnjega vtisa. Kaj ni to pravo in edino poslanstvo naše industrije.
Naloga organizatorjev dogodkov ni, da udeležence v karkoli prisilimo. Prav pa je, da jih znamo pravilno vprašati za njihov zadnji vtis. Največkrat to poteka v obliki anket in poglobljenih intervjujev z udeleženci. Tudi na tem področju pa velja nekaj pravil, ki jih je modro upoštevati. Anketirancev predvsem ne silite k odgovorom z obveznimi vprašanji. Pogosto jih to odvrne od izpolnjevanja. Vsebina vprašanj naj bo enostavna in razumljiva. Vrstni red naj bo logičen bodisi kronološko ali tematsko. Občutljiva (težka) vprašanja naj bodo bolj na koncu, saj nočete, da bi anketiranec zaradi teh vprašanj prekinil izpolnjevanje vprašalnika že na začetku. Merske lestvice naj bodo konsistentne skozi celotno anketo. Predvsem pa anketo objavite tudi na družabnih omrežjih, forumih in povsod kjer se nahajajo vaši udeleženci. Minimizirati je treba število odprtih vprašanj. Za res kvaliteten vprašalnik je potreben strokoven pristop, ki se kaže v kompetentni strukturi vprašanj.
Pa še nekaj je izjemno pomembno. Če dogodek organizirate vsako leto naj glavnina vprašanj ostane ista.
Na ta način boste lahko natančno spremljali trende in sprejemali odločitve. Na Conventi že sedemnajst let merimo zadovoljstvo razstavljalcev in vabljenih gostov z anketo, ki je v 95 odstotkih ista. Vsako leto dodajamo samo nekaj vprašanj, ki so vezana na specifiko projekta. Takšna so bila npr. vprašanja o koronaukrepih ali zelenih ukrepih na projektu. Namen naše raziskave je, da ugotovimo ali so bili naši ukrepi in spremembe uspešne, da odkrijemo pomanjkljivosti in da poskušamo naslednji dogodek izpeljati na temelju teh ugotovitev. Letos smo zamenjali prostor in posledično so nas anketiranci opozorili, da je bil prostor prevroč, da ima odločitev za samo vegeterijansko kosilo tudi svoje nasprotnike in da so bile npr. oznake za parkirišče slabo postavljene, pa še marsikaj. Pridobljeni podatki so za potrebe našega projekta ključni, saj nam omogočajo ustrezno planiranje in projektiranje za prihodnje leto.
Ne zanašajte se na občutke pri organizaciji dogodkov
Povsem jasna je korelacija med stopnjo zadovoljstva in zvestobo našemu projektu. Izmerite jo lahko izmerite s poglobljenimi intervjuji. Ta je v našem primeru skupinski na nivoju vseh partnerjev Convente. Na zadovoljstvo močno vplivajo tudi pričakovanja. Zato je preprosto vprašanje Did the participation meet your expectations? tako zelo pomembno. 97,4% razstavljalcev je odgovorilo pritdilno, med vabljeni gosti pa je bil konsenz kar 100%. To potrujeta tudi visoki oceni zadovoljstva, ki so ga razstavljalci ocenili z oceno 4,47 in vabljeni gostje z oceno 4,57, kar pomeni veliko zadovoljstvo. Tako dober rezultat pa seveda ne pomeni, da nam niso nastavili ogledala in komentirali vseh področij, ki jih moramo spremeniti. To pa je najbolj dragoceno in neprecenljivo, saj nam omogoča realne izboljšave.
Analiza zadovoljstva udeležencev, da organizatorju možnost, da dobi jasen odgovor na vprašanje, kakšen bo zadnji vtis. Kadar ni ustreznih argumentov, kadar se dela na nivoju všečnosti, oziroma, na vizualni formi, je projekt obsojen na neuspeh.
Na koncu umetniški vtis ne šteje, pomembna je le zmaga. Ta pa se meri v številu stalnih partnerjev. Predvsem pa pri organizaciji dogodkov »Do not rely on your gut feeling.«
Reziskave so pokazale…
Že raziskava Kongres Magazine iz leta 2019 je pokazala, da se kar tretjina organizatorjev pri marketingu in prodaji zanaša na občutek in ne na izračune ter ROI analitiko. V letih 2020 in 2021 smo izvedli 14 raziskav na vseh področjih industrije srečanj, ki so dokazale, da se v naši panogi (pre)pogosto odločamo na podlagi občutkov, premalo pa na osnovi podatkov. Presenetljivo je, kako pogosto sledimo črednemu nagonu. Uporaba podatkov in analitike je nujna za organizacijo vrhunskih dogodkov in ustvarjanje nepozabnega končnega vtisa.
Zadnja raziskava za leto 2025 kaže jasen premik v smeri odločanja na podlagi trdnih številk.
Na vprašanje »Kako veste, da je bila vaša MICE prodaja uspešna?« se kar 80,0% vprašanih opira na ROI analitiko (63,1 %, +6,5 % točk) in matematiko (16,9%, +1,1% točke). Delež tistih, ki zaupajo »magiji« oziroma intuiciji, sicer rahlo naraste (15,4 %, +2,2 % točki), medtem ko v kategoriji Drugi skoraj izničijo (4,6 %, –9,9 % točke).
Avtor: Gorazd Čad
