Tako kot se razlikujejo dogodki, npr. konference, družabni dogodki, poslovni dogodki, sejmi, festivali, se razlikujejo tudi načini organizacije. Matejo Peric smo prosili za njen pogled na organizacijo sejmov in za dragocene napotke, ki bodo v pomoč prihodnjim organizatorjem, ki danes šele razmišljajo o novih festivalsko-sejemskih prireditvah.
V1: Kateri so tisti ključni koraki, ki jih, ne glede na digitalno dobo in umetno inteligenco, ne smemo izpustiti, ko načrtujemo sejem oz. festival?
Ob rojstvu ideje si moramo najprej odgovoriti na ključna vprašanja: kaj je namen sejma, katere cilje želimo doseči in komu je sejem namenjen – ali gre za poslovni sejem ali za sejem, namenjen končnemu potrošniku. Še pred tem pa moramo presoditi, ali je že čas za razvoj naše ideje, ali je morda še prezgodaj in družba ter obiskovalci še niso dovolj zreli, da bi razumeli, za kaj gre in se odločili za sodelovanje na sejmu. Raziskati moramo trg potencialnih razstavljavcev in obiskovalcev.
V2: Koliko časa navadno mine od ideje do realizacije?
Ko smo se odločili, da je naša ideja prava, je čas za pripravo ambicioznega, vendar dovolj realnega vsebinskega in terminskega načrta. Ne smemo pozabiti tudi na proračun sejma, ki je ključen del. Navadno to poteka približno 2 leti pred načrtovanim datumom sejma. Šele nato se lotimo izvedbenih aktivnosti. Manj vešč organizator bo vse svoje sile in vire usmeril v to, da bo organiziral sejem, pri tem pa spregledal, da je organizirati sejem, zagotoviti razstavljavce in pripraviti program spremljajočih prireditev, šele prvi del celotnega sejma. Drugi, pomembnejši del, pa je privabiti čim več obiskovalcev, da se doseže »win-win« situacija.
V3: Katere napake najpogosteje naredijo organizatorji, ki se prvič lotijo organizacije?
Vse prevečkrat smo bili priča, da četudi je bila ideja izvrstna, program odličen in prijavljenih veliko na temo sejma fokusiranih razstavljavcev, na koncu ni bilo pravega ali sploh nobenega učinka. To je slaba popotnica sejmu, kajti naslednje leto bo organizator zelo težko k sodelovanju pritegnil razstavljavce, ki so že imeli slabo izkušnjo. Starejši organizatorji, ki so še iz časa pred digitalno dobo pa morda podcenijo moč družbenih omrežij kot medija za promocijo sejma in ga premalo uporabljajo kot pomemben in cenejši način obveščanja o sejmu. Kot pri vsakem dogodku, je strokovno podkovana in korektna komunikacija z vsemi deležniki tudi pri sejmu najpomembnejši element, ki vodi k uspešnemu sejmu na dolgi rok.
Q4: Katere sejme, ki so potekali oz. še potekajo v Cankarjevem domu, bi posebej izpostavili?
Eden prvih sejmov, kjer sem sodelovala, je legendarni sejem Infos, ki je potekal od leta 1991 pa do leta 2003. Zelo pomembni sejmi so tudi Slovenski knjižni sejem, ki je v CD-ju potekal do leta 2021, pa Festival za tretje življenjsko obdobje.
Posebej ponosni smo na Festival celostnega zdravja Dao YAH, saj smo ga producirali prav v CD in ga prirejali prva tri leta, nato pa smo blagovno znamko zaupali Proeventu, ki ga razvija naprej https://dao-yah.si/.
Letošnje leto imamo v sodelovanju z zunanjim organizatorjem čast gostiti Prvi festival vitalne dolgoživosti in zdravja, ki bo potekal 25. novembra. Kot del sejemske dejavnosti razumem tudi razstave ob velikih mednarodnih kongresih. Tudi teh smo v CD-ju skupaj s strokovnimi organizatorji organizirali že veliko število. Naj jih omenim le nekaj: Svetovni kongres saksafonistov, WONCA, Edna/Erca, WCNA.
Gre le za sejme in festivale, ki jih z zunanjimi organizatorji organiziramo v okviru Kongresno-komercialnega programa. Seveda pa je CD znan tudi po glasbenih festivalih, ki jih organizirajo kolegi iz Umetniškega programa.
Poizvedite več o Cankarjevem domu tukaj.
