Trk Svetov

Bolj kreativno, manj sterilno

Nov 2, 2023

Peti krog Dantejevega pekla

Na kaj pomislite ob besedi Upravna enota? Zame je to sinonim za birokracijo, zaradi katere mi vnaprej postane slabo. Za vstop v svete prostore potrebujem dolge dneve mentalne priprave. V zadnjih časih so se sicer malce digitalizirali in po vzoru mesarij iz šoping centrov je vstop možen s serijsko številko, ki vam odpira vrata do za vas izbranega birokrata. V splošnem bi rekel, da nisem ravno najbolj krotek ljubitelj birokratov, kar jih premore Slovenija, nisem pa tudi največji kolerik. Največkrat razmišljam o tem, kakšen skriti potencial in talente skriva Jožica, ki je pristala za okencem številka 13; morda je odlična pevka, plesalka, ki bi lahko nastopala na naših dogodkih, morda bi lahko vodila prireditve … Strezni me hladen glas, ki zahteva osebno izkaznico in me neusmiljeno obravnava kot EMŠO številko, ki so jo leta uporabe globoko vtisnila v mojo podzavest. Želim si le čimprej pobegniti iz petega kroga Dantejevega pekla, ki deli zgornji pekel od spodnjega in kjer so prosto po Danteju doma jezni in lenuhi.

bureaucracy — Photo: Canva, Getty Images

Kako prepoznati birokrata?

Ko se vrnem nazaj v svoj eventarski raj, si obljubim, da se nikdar več ne vrnem nazaj. Pa me v istem tednu nazaj iz raja v vice pospremi kruta realnost v interakciji z birokrati naše industrije. Prepoznamo jih po nekaterih tipičnih reakcijah:

NE, ne da se ..!
Birokrat najraje uporablja besedo NE. Če nič ne delaš, potem je možnost za težave zmanjšana na minimum. Takšna rigidnost je v dinamičnem poslu organizacije dogodkov težko razumljiva.

Plačaj ali odidi!
Birokrat je obseden z naročilnicami in pogodbami, te so njegov smisel in bistvo obstoja. Posveča jim bistveno več pozornosti, kot bi jo moral prijaznemu in spoštljivemu odnosu s svojim kupcem. Če se le da, pogoje tik pred zdajci začini z dodatnimi, ki jih ni bilo v ponudbi.

Vzemi ali pusti!
Birokrat v pogodbo rad vključi kakšne nedogovorjene storitve, ki se slišijo zelo strokovno. Npr. stroške manipulacije, ki po prevodu v angleški jezik spravijo naročnika v stanje šoka. Ko preverimo, zakaj gre, so to stroški transporta opreme. Počutimo se zmanipulirano!

Ne pametuj, raje ločuj!
Birokrati so mojstri izumljanja različnih taks. Npr. ekološke takse, ki naj bi služila potrebam recikliranja odpadkov. Tega področja ne ureja noben zakon, sliši pa se strokovno in utemeljeno. Kaj je pravna osnova za zaračunavanje ekološke takse?

V istem tednu ponovno prebiram rezultate ankete, ki smo jo med izbranimi slovenskimi organizatorji dogodkov opravili meseca februarja. Zdaj že lahko povem, da gre za enega od potencialnih investitorjev v nove kongresne kapacitete v mestu. Rezultati so izjemno zanimivi in jih lahko odprto delim z vami. Investitor se namreč ni odločil za investicijo in vse bo spet po starem na veliko zadovoljstvo birokratov naše industrije.

V raziskavi so najpomembnejši slovenski organizatorji dogodkov prizoriščem nastavili ogledalo. Po dogovoru z naročniki raziskave, pa bomo čistega vina nalili tudi vsem ljubljanskim prizoriščem. V prihodnjih dneh jim bomo namreč posredovali vse zaključke v upanju, da se bodo razmere še izboljšale. Hvala naročnikom raziskave!

Organizatorje, ki so sodelovali v raziskavi pri interakciji s prizorišči najbolj motijo vzvišenost, neodzivnost, neprilagodljivost in nedržanje dogovorov, še posebej pa pogojevanje in izsiljevanje s cenami in nepreglednost stroškov. Pri osebju pa jih moti še premalo inovativnosti, amaterski pristop in neodzivnost.

V raziskavi pa so zelo jasno in glasno zapisali kaj pričakujejo od prizorišč. Za anketirance je ključna:

prilagodljivost potrebam naročnika
profesionalnost osebja
prijaznost
hitro odzivnost
transparentnost
strokovnost
zanesljivost
operativnost

Zdi se kot formula za vrhunsko osebje, zaposleno v prizorišču, kajne?

conventa_green — Photo Credit: Marko Delbello Ocepek

Birokratski in tehnokratski sistemi so očitno v stalnem konfliktu s kreativnimi posamezniki in inštitucijami, ki pogajanjajo celo industrijo srečanj.

In spet zapadem v razmišljanje, kakšen je skriti potencial birokrata NN, ki je zaposlen v prizorišču. Kdo ga vodi in usmerja in kaj ga osrečuje? Morda je odličen fotograf, mojster scenarijev, nadarjen režiser, vrhunski glasbenik in kreativec od glave do pete. Ali bo lahko izkoristil svoj potencial v industriji, ki brez dvoma sodi med kreativne? Kjer prodajamo nepozabna doživetja in ustvarjamo izjemna srečanja. Včasih pa tudi spreminjamo družbo, mesta, gospodarstvo, znanost in kulturo.

Izgleda, da neprijetna čustva ob stiku z birokrati niso samo moj problem. Birokratski in tehnokratski sistemi so očitno v stalnem konfliktu s kreativnimi posamezniki in inštitucijami, ki pogajanjajo celo industrijo srečanj. Zdi se, da je njihovo življenjsko poslanstvo usmerjeno v metanje polen pod noge tistim, zaradi katerih dejansko obstajajo. Na srečo pa imajo/imamo kreativci v naši industriji po vsem tem še dodaten motiv za to, da postanemo še boljši in še uspešnejši. Pa tudi prizorišč in idej kje organizirati dogodke, nam zagotovo ne bo zmanjkalo. Najbrž je tudi zato na portalu revije Kongres najbolj iskana beseda »posebna prizorišča«. V Ljubljani in okolici jih je 79 in predstavljajo pomemben element konkurenčnosti destinacije. Pa tudi alternativo za vse, ki ne pristanemo na pritiske monopolistov na posteljici kvadratnih metrov površin. Za vsak dogodek obstaja kreativna alternativna rešitev. Rent a city!