U svojoj knjizi Power to the meetings zapisao sam: “Kada te organizacija događanja usrećuje, tada se događa energija koja je poput živog srebra. Mi smo poput glumaca u kazalištu; zagrljaji, poljupci i susreti nisu odglumljeni, ne možeš se pretvarati. U organizaciju se moraš upustiti, predati se, i tada postaje ugodno. Stalno tražimo scensku kemiju. To sudionici osjete; privlači ih miris događanja, miris ljudi oko sebe i ljudska blizina. Uvijek pobjeđuju iskrene i hrabre priče. Pravi organizator događanja govori dušom i tijelom. Na kongresnoj pozornici ostavlja svoje srce i tijelo.”
Organizacija događanja je ljubav na prvi pogled. Budući da je to tako složeno područje, čini se pomalo drsko što se usuđujemo definirati i igrati se s takvim osjećajima.
Sudionici događanja obično ocjenjuju uspješnost kroz dva međusobno povezana aspekta:
Tehnička kvaliteta uključuje zadovoljstvo sadržajem, tehničkom izvedbom i logistikom događanja, što je nužan uvjet za događanje sa sretnim sudionicima.
Funkcionalna kvaliteta je subjektivna i povezana s osjećajima. Vrlo ju je teško precizno izmjeriti, jer je određena prvenstveno psihološkim, emocionalnim percepcijama i povjerenjem.
U praksi, izvrsna tehnička kvaliteta može biti poništena vrlo lošom funkcionalnom i obrnuto. Stvaranje sreće, odnosno zadovoljnih sudionika, proces je koji nikada ne prestaje. U tom smislu, organizacija događanja slična je vrhunskom sportu.
Stoga se čini gotovo nevjerojatnim da još uvijek provodimo ogromno vrijeme na dosadnim događanjima. Na tu temu poznato je nekoliko istraživanja koja potvrđuju da previše vremena trošimo na nepotrebne sastanke, dosadna društvena okupljanja ili nezanimljive konferencije.
Studija tvrtke Microsoft pokazala je da prosječan zaposlenik tjedno provede 10 sati na sastancima, pri čemu je najmanje 50% tih sastanaka neproduktivno ili nepotrebno. To znači da tjedno izgubimo 5 sati na dosadne ili suvišne sastanke. Prema podacima Verizona, 91% ljudi tijekom sastanaka i događanja sanjari, a 39% ih je čak zaspalo.
Anketa tvrtke Eventbrite pokazala je da je 41% sudionika poslovnih događanja smatralo da je barem dio događanja gubitak vremena.
Istraživanje tvrtke OnePoll otkrilo je da prosječna osoba tjedno provede više od 2 sata u društvenim situacijama koje doživljava kao dosadne.
Razloga za dosadna događanja je mnogo, a svakako je jedan od razloga i radikalno skraćivanje vremena pažnje. Po mom iskustvu, ono traje samo 10 do 20 minuta, otprilike koliko i jedno Tedx predavanje. Nakon toga, organizatori moraju smisliti nešto novo i originalno.
Two Pizza Rule
Što god mislili o Jeffu Bezosu, njegova “Pravila dvije pizze” čini se prilično prikladnim. Radi se o jednostavnom pravilu vezanom uz veličinu skupine koja može donositi odluke. Manja skupina znači veću uključenost, gdje se nitko ne može sakriti iza grupe i izbjeći odgovornost. Prema njemu, učinkovit sastanak je onaj koji mogu nahraniti dvije pizze, dakle s najviše 6 do 8 sudionika.
U prijevodu, to znači da organizatori događanja moraju dobro paziti na moderiranje događanja i njihovu pametnu konceptualnu zamisao. Prije svega, moramo se pobrinuti za dobro osmišljene formate događanja.
Čini se da je zapisano i dalje iznimno aktualno – jedino što u primjeni još nismo dovoljno vješti.
Umjesto pametnih savjeta, današnji članak završavam mišlju Dana Podjeda, koji je za sljedeću izjavu 2022. godine primio nagradu Bob godine, koju dodjeljuje dnevni list Večer. Njegove riječi, koje su mu donijele priznanje, glase: “Imamo cijelu hrpu gurua sreće koji nas uvjeravaju da nismo dovoljno sretni i da se moramo truditi da bismo to postali. A ja mislim da ćemo doista biti najsretniji onda kad prestanemo pokušavati biti sretni – i kad počnemo posvećivati pažnju drugima.”
P.S. Organizatori događanja imamo ključnu ulogu u oblikovanju iskustava sudionika. Dosadno događanje nije samo neugodno iskustvo za sudionike, već može ozbiljno narušiti i ugled brenda. Upravo zato je organizacija događanja profesija koju, unatoč uvriježenom mišljenju, ne može obavljati svatko. Profesionalni organizator događanja jamči da je događanje promišljeno osmišljeno, dinamično i besprijekorno izvedeno. Bi li planiranje svoje kuće iz snova povjerili poznaniku – ili ipak profesionalnom arhitektu i građevinaru?
N.B. Ovaj tekst je preveden uz pomoć umjetne inteligencije.
